Remote-Arbeit in Architekturbüros: Vor- und Nachteile, die Sie kennen sollten

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Immer mehr, vor allem jüngere Mitarbeiter, legen Wert auf Flexibilität im Job, um Privat- und Berufsleben besser zu vereinbaren. Dazu gehört auch die Möglichkeit, regelmäßig aus dem Homeoffice zu arbeiten Viele Planungsbüros zögern bei der Umsetzung und verschenken damit eine Reihe von Vorteilen.

95 Prozent der Berufseinsteiger sind laut einer Trendence-Studie überzeugt, dass flexible Arbeit ihre Work-Life-Balance verbessert. Die Wahl des Arbeitsorts ist ein wichtiges Element dieser Flexibilität. Bisher nutzen allerdings nur knapp 40 Prozent der Befragten regelmäßig eine Homeoffice-Option. Über die Gründe kann nur spekuliert werden. Viele Unternehmen bieten Homeoffice bisher allerdings nur als Ausnahme an. Anwesenheit im Büro ist weiter der Regelfall.

Vorteile von Remote-Arbeit für Mitarbeiter

Dabei hat es Vorteile, wenn sich Unternehmen darauf einlassen, überwiegend oder ausschließlich remote zu arbeiten.

Mitarbeiter sparen einen womöglich langen Arbeitsweg, können dann länger schlafen und so viel ausgeruhter am Schreibtisch erscheinen, als wenn sie sich in überfüllte Züge Richtung Büro aufmachen müssten. Und fitte Mitarbeiter haben kreativere Ideen als solche, die übermüdet sind. Davon profitieren dann auch die Kunden.

Wenn Mitarbeiter nicht täglich im Büro anwesend sein müssen, können sie ihren Lebensmittelpunkt nach ihren Bedürfnissen und Wünschen gestalten. Ob sie in einem kleinen Haus in der Provinz leben oder in einer internationalen Metropole – es steht ihnen frei, solange sie bereit sind, zu notwendigen Terminen im Büro zu erscheinen.

Kombiniert mit flexiblen Arbeitszeiten könnten Angestellte im Homeoffice private Termine tagsüber einfacher koordinieren. Damit reduziert sich Stress, zum Beispiel in der Organisation der Kinderbetreuung. Der Kopf ist freier, um sich bei der Arbeit, tatsächlich auch auf diese zu konzentrieren.

Planungsbüros profitieren in mehrfacher Hinsicht

Es sind viele kleine Vorteile, die sich für Mitarbeiter aus der freien Wahl des Arbeitsorts ergeben. In der Summe führen sie alle dazu, dass die Angestellten zufriedener und loyaler ihrem Arbeitgeber gegenüber sind – angesichts von Fachkräftemangel sollten Planungsbüros dies nicht vernachlässigen.

Doch nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, auch die Produktivität profitiert. Viele Remote-Teams berichten, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben effizienter und qualitativ besser erfüllen, seitdem sie ihre Arbeitszeiten und -orte freier wählen können. Das verwundert wenig. Entfällt die Anwesenheit, gewinnen Arbeitsergebnisse in der Bewertung der Mitarbeiter an Bedeutung. Daher ist die Eigenmotivation der Mitarbeiter groß, sich trotz oder wegen aller Freiheiten so zu organisieren, dass sie ihre beste Leistung einbringen.

Es gibt also auch für Planungsbüros ausreichend Gründe, um über eine Einführung von Remote-Arbeit nachzudenken. Für manche Termine ist der persönliche Austausch im Planungsbüro weiterhin wichtig, aber viele kreative Tätigkeiten können von Mitarbeitern genauso gut von anderen Orten aus erledigt werden. Dank Laptop, Tablet und Smartphone besteht keine Notwendigkeit sich für Absprachen und Datenabruf im Büro aufzuhalten.

Vorteile auf einen Blick

  • Höhere Attraktivität als Arbeitgeber
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Weniger Fehlzeiten
  • Höhere Produktivität und bessere Arbeitsergebnisse

Remote-Arbeit hat Schattenseiten

Auf den ersten Blick könnte der Eindruck entstehen, als sei Remote-Arbeit in jedem Fall eine Win-win-Lösung für Arbeitgeber und Angestellte. Doch das Arbeitsmodell hat auch Schattenseiten.

Wer seinen Arbeitsort und seine Arbeitszeit weitgehend frei gestalten kann, braucht mehr Disziplin, um Aufgaben effizient abzuschließen. Strukturen im Außen fallen weg. Der Kontakt zu Kollegen beschränkt sich womöglich auf einen Call in der Woche. Manche Mitarbeiter kommen damit schlecht zurecht. Sie brauchen den Teamgeist im gemeinsamen Büro, die täglichen Routinen mit ihren Kollegen, um Motivation und Inspiration zu tanken. Im Homeoffice fehlt ihnen der Antrieb. Mitarbeiter sind in dem Fall gefordert, sich selbst die Strukturen zu schaffen, die sie für kreative und produktive Arbeit benötigen.

Eine unterstützende, lebendige Unternehmenskultur zu etablieren oder zu bewahren, ist in Teams mit einem hohen Remote-Anteil schwieriger. Der persönliche Kontakt fällt weg bzw. beschränkt sich im Alltag meist auf Chat-Nachrichten, Video und Audio Calls. Je mehr schriftliche Kommunikation, desto mehr Risiken für Missverständnisse und Missstimmungen. Wenn sich Kollegen zudem nicht regelmäßig persönlich begegnen, kann die Vertrautheit fehlen, die sonst kreative Projektarbeit beflügelt. Schließlich fällt es leichter, einen Kollegen um Rat zu fragen, der ein paar Schritte entfernt am Schreibtisch sitzt, als eine Nachricht zu schreiben oder anzurufen. Hier können Prozesse ins Stocken geraten und Einzelkämpfertum gezüchtet werden, das co-kreative Arbeit blockiert.

Als Nachteil können auch die zunächst höheren IT-Kosten angeführt werden. Mit ihnen ist zu rechnen, wenn Unternehmen Lizenzen für sichere Projektmanagement und Kollaborationstool in der Cloud beziehen, um Remote-Arbeit technisch überhaupt zu ermöglichen. Allerdings amortisiert sich diese Investition in der Regel schnell, weil kleinere Büroräume angemietet werden können. Schließlich muss nicht für jeden Mitarbeiter ein eigener Arbeitsplatz vorgehalten werden. Einige repräsentative Meetingräume für Kundentermine und Flex Desks reichen aus.

Nachteile

  • Hürden für effektive Kommunikation
  • Herausforderung für die Unternehmenskultur
  • Höhere Anforderungen an Selbstorganisation
  • Höhere IT-Kosten

Damit Remote-Arbeit gelingt

Wer befürchtet, dass die Mitarbeiter die neuen Freiheiten der Ortsunabhängigkeit ausnutzen könnte, sollte bedenken, dass Arbeitszeiten mittlerweile mithilfe von Online-Tools erfasst werden können. Eine persönliche Anwesenheit im Büro ist dafür nicht erforderlich. Doch selbst sie garantiert keine Produktivität. Aus der Befürchtung spricht allerdings ein Misstrauen den Mitarbeitern gegenüber, das erfolgreiche Remote-Arbeit verhindert. Wenn diese gelingen soll, ist gegenseitiges Vertrauen Grundvoraussetzung. Zwischen Chefs und Mitarbeitern, aber auch zwischen den Teammitgliedern.

Ein wichtiger Baustein, der Vertrauen schafft, ist die Arbeitsleistung. Es sollte weniger entscheidend sein, wann jemand seine Aufgabe erledigt, als die Qualität des Ergebnisses und die rechtzeitige Lieferung zu beurteilen. Doch Leistungsorientierung allein reicht nicht aus, damit sich Mitarbeiter wohl fühlen und engagieren.

Der Kommunikationskultur kommt eine Schlüsselrolle zu. Wenn zufällige Begegnungen auf dem Flur entfallen und viele Meetings rein über Audio oder Video Calls stattfinden, verliert die Interaktion zwischen Kollegen. Je mehr schriftliche Kommunikation genutzt wird, desto höher außerdem die Chance auf Missverständnisse und Missstimmungen. Gerade bei Remote-Arbeit sollte lieber zu viel als zu wenig kommuniziert werden. Wenn Unternehmen kreativ werden, lassen sich die Nachteile der rein digitalen Vernetzung weitgehend ausgleichen. Chat Tools mit Emojis können zum Beispiel zur Remote-Variante des Kaffeeklatschs werden.

Ganz auf persönliche Meetings sollten Unternehmen nicht verzichten, selbst wenn sie dies organisatorisch leisten können. Planen Sie mehrfach im Jahr Teamwochen(enden) ein, damit Mitarbeiter sich untereinander persönlich kennenlernen und austauschen können. Die Motivation, Inspiration und Bindung, die aus diesen Begegnungen entsteht, lässt sich durch keine Technologie erzeugen.

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