Controlling- und Managementsoftware – brauchen wir Branchenlösungen?

1. Grenzen analoger Arbeitsweisen

2. Zeit- und Kostenfaktor

3. Vorteile einer Branchenlösung

4. Digital Potenziale heben

5. Automatisierung ist entscheidend

6. Sicherheit und Datenschutz

7. Stabilität schaffen

8. Leichtigkeit erlangen

9. Alles klar. PROJEKT PRO

10. Ein neuer Status Quo

Grenzen analoger Arbeitsweisen

Ein großes Problem für Planer:innen ist das zeitaufwändige Nachschlagen in HOAI-Volltexten, das Erstellen unzähliger Excellisten und die manuelle Berechnung von Honoraren. Mit weiteren Projekten entstehen zusätzliche Leistungen, die bearbeitet werden. Das bedeutet höhere Kosten, mehr Termine, Baustellenbesuche, Jours fixes, höheres Fehlerrisiko und Stress. Der Status Quo, ohne eine digitale Branchenlösung, reicht zu dem Zeitpunkt nicht mehr aus.

Zeit- und Kostenfaktor

Zwei Faktoren bestimmen den Erfolg eines Bauprojekts von Architekt:innen und Ingenieur:innen: Zeit und Kosten. Je qualitativer und effizienter Planer:innen arbeiten, desto erfolgreicher ist das Planungsbüro. Beides kann durch den strategischen Einsatz digitaler Lösungen optimiert werden. Viele Planer:innen halten jedoch an Gewohnheiten fest und nutzen eigens erstellte Excellisten für Planung, Budgetierung und Management ihrer Projekte. Dabei gibt es bereits Softwarelösungen, die diese Routineaufgaben übernehmen und dadurch viel Zeit und Kosten sparen.

Vorteile einer Branchenlösung

Die Weiterentwicklung eines Planungsbüros darf sich an neue Möglichkeiten des Fortschritts anpassen. So gut Excel-Tabellen für das Erstellen von Rechnungen und Diagrammen sein mögen, sie sind kein branchenspezifisches Tool für Workflows in Planungsbüros. Mit Branchenlösungen werden alle Stunden automatisch erfasst und zugeordnet und verleihen der gesamten Planung und Durchführung eine klare Struktur: Eine zentrale Dokumentensicherung sowie transparente Kommunikation führen zu Zeitersparnis und gesteigerter Produktivität. Dies minimiert Fehler und optimiert die interne Ressourcennutzung wie Auslastung der Mitarbeiter:innen und Liquidität.

Digital Potenziale heben

Die Digitalisierung bietet Chancen, neue Potenziale in Planungsbüros zu heben. Die Einbindung der HOAI-Volltexte in digitale Lösungen ermöglicht es Architekt:innen und Ingenieur:innen Honorare gewinnbringend und effizient in wenigen Minuten abzurechnen. Eigens erstellte Vorlagen können bei Bedarf an den neuen Auftrag angepasst werden. Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen lassen sich mit einem Klick den entsprechenden Leistungsphasen eines Auftrags zuordnen. Die Integration der Zeiterfassung in das Projektmanagement sorgt für eine bessere Übersicht. Die dadurch gewonnene Zeit wird in andere Projekte sowie eine bessere Work-Life-Balance investiert.

Automatisierung ist entscheidend

Der Schlüssel liegt in der Automatisierung des Workflows. Arbeitsprozesse sollten so weit wie möglich automatisiert werden, um den Arbeitsaufwand in Büro- und Management-Prozessen zu minimieren. Wichtig ist das Wissen um die neusten digitalen Trends. Das Know-how um Automatisierungsprozesse muss gewissenhaft im dynamischen Alltag an alle Mitarbeiter:innen des Planungsbüros sicher weitergegeben werden. Eine Automatisierung standardisiert und gewährleistet präzise Arbeitsabläufe. Dies führt zu einer höheren Qualität und Genauigkeit der Arbeit.

Sicherheit und Datenschutz

Bei der Implementierung digitaler Lösungen in Planungsbüros spielen Sicherheit und Datenschutz eine zentrale Rolle. Der Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff und die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzbestimmungen sind entscheidend, um das Vertrauen von Kund:innen und Partner:innen zu gewährleisten. Moderne Softwarelösungen bieten umfassende Sicherheitsmaßnahmen, wie verschlüsselte Datenübertragung und sichere Cloud-Speicher, die helfen, Datenverluste zu vermeiden und Cyberangriffe abzuwehren. Durch die Implementierung robuster Sicherheitsprotokolle können Planungsbüros ihre digitalen Arbeitsprozesse gegen potenzielle Bedrohungen absichern.

Stabilität schaffen

Branchenspezifische Softwarelösungen, die Arbeitsprozesse in einem digitalen Workflow abbilden, schaffen ein sicheres Grundgerüst. Architektur- und Ingenieurbüros machen sich auf diese Weise unabhängig von einzelnen Personen. Alle Mitarbeiter:innen im Team können ohne umfangreiche Übergabeprozesse effizient die Aufgaben des anderen steuern. So lassen sich Abhängigkeiten vermeiden. Verlässt ein Angestellter das Unternehmen oder fällt krankheitsbedingt aus, können Arbeitsprozesse nahtlos fortlaufen. Das Wissen bleibt transparent und für Kolleg:innen zugänglich im Büro.

Leichtigkeit erlangen

Mit der Automatisierung administrativer Prozesse durch den Einsatz von Softwarelösungen können sich Architekt:innen und Ingenieur:innen auf die Ausrichtung des Büros konzentrieren. Akquisition neuer Projekte, Networking und Beziehungspflege zu Auftraggeber:innen stehen im Vordergrund. Das Engagement der Planer:innen beschränkt sich auf strategische und geschäftliche Entscheidungen, die Qualität und Erfolg des Bauprojekts sicherstellen.

Beispiel: 
Architektin Schmidt nutzt ihre Bürosoftware, um ihr Planungsbüro wirtschaftlich zu steuern. Sie passt fortwährend und in Echtzeit die Stundensätze ihrer Mitarbeiter:innen im Geschäftsjahr an und wirkt steigenden Nebenkosten und Gehaltserhöhungen entgegen. Mit dem integrierten HOAI-Rechner erstellt sie schnell und effizient Angebote nach den HOAI-Richtlinien und steigert mit den enthaltenen besonderen Leistungen ihren wirtschaftlichen Ertrag. Dadurch, dass sie eine digitale Lösung verwendet, spart sie Zeit und schafft Stabilität für ihre Arbeitsprozesse.

Alles klar. PROJEKT PRO

PROJEKT PRO bietet Architekt:innen und Ingenieur:innen eine Software-Lösung von der Zeiterfassung über einen integrierten HOAI-Rechner bis zum Ressourcen- und Baustellenmanagement. Planer:innen steigern mit dem Controlling von PROJEKT PRO die Rentabilität ihrer Aufträge und Kosteneffizienz im gesamten Büro. Cloud-Anwendungen schaffen im Homeoffice, unterwegs und auf der Baustelle schlanke Workflows vom Mängelmanagement mit anschließendem Planversand bis zur Protokollierung von Baustellenterminen. Mit den Management-Produkten wird Architekt:innen und Ingenieur:innen die operative Abwicklung der Projekte erleichtert, denn ein zeitnaher Informationsfluss und eine klare Aufgabenverteilung sind essentiell für den Projekterfolg. 

PROJEKT PRO berechnet präzise Kennzahlen für die strategische Büroführung. Klare Produktabstufungen, die flexibel erworben werden, ermöglichen heterogenen Personengruppen in Architektur- und Ingenieurbüros genaue Unterstützung in unterschiedlichen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen. Mit der Büro-Software optimieren Planer:innen das wirtschaftliche und personelle Wachstum ihres Büros.