Schlusszahlung nach VOB – Überblick und Regelungen

1. Das Wichtigste auf einen Blick

2. Was ist eine Schlussrechnung nach VOB/B?

3. Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Schlussrechnung?

4. Welche Pflichtbestandteile braucht eine prüffähige Schlussrechnung?

5. Wie sieht der Aufbau einer Position in der Praxis aus?

6. Welche Fristen gelten von Einreichung bis zur Zahlung?

7. Welche typischen Fehler passieren – und wie vermeidest du sie?

8. Welche Rechte & Pflichten haben Auftraggeber und Auftragnehmer?

1. Das Wichtigste auf einem Blick

• Voraussetzung für die Schlussrechnung ist eine vollständige und abgenommene Leistung.
• Grundlage ist eine prüffähige Schlussrechnung mit klarer Struktur, Mengen, Preisen und Nachträgen.
• Die Zahlung sollte innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Schlussrechnung erfolgen.
• Vorbehalte müssen schriftlich geklärt werden, sonst gilt die Rechnung als anerkannt.
• Mit der Schlussrechnung sind alle Ansprüche abgegolten – außer bei Vorbehalt oder Mängeln.
• Abgrenzung zur Abschlagsrechnung, die während der Bauphase erfolgt.

2. Was ist eine Schlussrechnung nach VOB/B?

Die Schlusszahlung nach VOB/B erfolgt nach vollständiger und mangelfreier Leistungserbringung sowie Abnahme durch die Auftraggeber:innen. Sie basiert auf einer prüfbaren Schlussrechnung (§§ 14,16 VOB/B).

3. Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Schlussrechnung?

Nach §14 VOB/B sind die Auftragnehmer:innen verpflichtet, nach Ausführung der vertraglich geschuldeten Leistungen eine übersichtliche und prüfbare Schlussrechnung zu erstellen.

Laut §16 VOB/B ist die Schlusszahlung nach Prüfung und Feststellung der Schlussrechnung innerhalb von 30 Kalendertagen fällig. Wichtig ist, dass die Schlussrechnung prüffähig ist, da ansonsten die Frist nicht zu laufen beginnt. Wenn beide Parteien zustimmen, kann in bestimmten Fällen das Zahlungsziel auf maximal 60 Tage verlängert werden. Nach Erhalt der Schlusszahlung haben die Auftragnehmer:innen 28 Tage Zeit, um Vorbehalte gegen die Zahlung geltend zu machen.

4. Welche Pflichtbestandteile braucht eine prüffähige Schlussrechnung?

Eine Schlussrechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten, aber zusätzlich spezifische Informationen zur Abrechnung eines Projekts oder Bauvorhabens.

• Vollständige Angaben zu Rechnungssteller und -empfänger: Name und Anschrift beider Parteien
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
• Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung
• Ausstellungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
• Zeitpunkt/ Zeitraum der Leistungserbringung: Genauer Zeitpunkt oder Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde
• Menge und Art der erbrachten Leistungen: Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen
• Netto- und Bruttobeträge: Aufschlüsselung der Leistungen nach Netto- und Bruttobeträgen
• Umsatzsteuer: Angabe des Steuersatzes und des Umsatzsteuerbetrags
• Gesamtbetrag
• Fälligkeitsdatum: Datum, bis zu dem die Zahlung fällig ist
• Bankverbindung: Kontodaten für die Überweisung

5. Wie sieht der Aufbau einer Position in der Praxis aus?

Eine Position in der Schlussrechnung sollte klar und übersichtlich gestaltet sein, damit Auftraggeber:innen die einzelnen Leistungen leicht nachvollziehen und prüfen können.

Tipps zum Aufbau der Positionen:

• Positionsnummer: Eindeutig und fortlaufend gestalten, erleichtert die Zuordnung
• Kurztext: Prägnant, aber aussagekräftig – beschreibt die ausgeführte Leistung
• Menge und Einheit: genaue Angabe der Menge in passenden Einheiten
• Einzelpreis (EP): Preis pro Einheit, der vertraglich vereinbart oder kalkuliert wurde
• Gesamtpreis (GP): Menge x Einzelpreis, ergibt den Preis für die Position
• Klarheit: Unklare Formulierungen vermeiden, damit die Position prüfbar bleibt

6. Welche Fristen gelten von der Einreichung bis zur Zahlung?

In der VOB/B sind die Fristen von der Einreichung der Schlussrechnung bis zur Zahlung klar geregelt:

• Einreichen der prüffähigen Schlussrechnung 
  Die Prüffrist beginnt erst mit dem Vorliegen einer prüffähigen Rechnung.
• Prüffrist (§16 Abs. 3 VOB/B):
  30 Kalendertage nach Eingang – in dieser Zeit müssen die Auftraggeber:innen die Rechnung prüfen und die Zahlung veranlassen.
• Verlängerung auf 60 Tage möglich 
  Mit ausdrücklicher Vereinbarung beider Vertragsparteien möglich und nur zulässig, wenn sachlich gerechtfertigt.
• Vorbehalt gegen Zahlung (§16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B)
  Nach der Zahlung haben Auftragnehmer:innen 28 Kalendertage Zeit, um Vorbehalte schriftlich geltend zu machen.

7. Welche typischen Fehler passieren – und wie vermeidet man sie?

Bei der Erstellung oder Einreichung von Schlussrechnungen passieren häufig inhaltliche oder formale Fehler, die zu Verzögerungen bei der Zahlung führen. Mit einer systematischen Prüfung lassen sich diese Fehler jedoch leicht vermeiden.

PRO Tipp: Schnelle Prüfroutine vor dem Einreichen

1. Sind alle Leistungen vollständig und nachvollziehbar aufgeführt?
2. Stimmen Mengen und Preise mit Vertrag/Nachträgen überein?
3. Sind Rechnungsnummer, Datum und Kontodaten korrekt?
4. Wurde die Umsatzsteuer korrekt angegeben?
5. Ist die Abnahme erfolgt?
6. Ist die Schlussrechnung formal prüffähig gemäß §14 VOB/B?