Auftragsbestand schrumpft: Kapazität und Liquidität gemeinsam steuern

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste auf einen Blick
2. Warum Kapazität und Liquidität getrennt betrachtet werden
3. Wo die getrennte Betrachtung an Grenzen stößt
4. Was ein schrumpfender Auftragsbestand kostet
5. Drei Szenarien statt einer Prognose
6. Was eine spezialisierte Software anders macht
7. Status quo gegen integrierte Steuerung
8. Drei Signale, dass es Zeit für den Wechsel ist
9. PRO Tipps
10. Fazit
11. FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

1. Der durchschnittliche Auftragsbestand der Architekturbüros ist laut Konjunkturbefragung der Verbände von 11,5 auf 10,0 Monate gesunken.
2. Ein fehlender Auftrag zeigt sich zuerst in der Auslastung und wenig später auf dem Konto, weil Rechnungen zeitversetzt fällig werden.
3. Wer nur den Auftragsbestand betrachtet, erkennt Engpässe oft zu spät, weil Verschiebungen im Zeitverlauf unsichtbar bleiben.
4. Drei Szenarien – planmäßiger Start, Verschiebung um drei Monate und Wegfall – zeigen Auslastung, Rechnungstermine und kritische Stellen.
5. Eine spezialisierte Software wie PROJEKT PRO macht frei werdende Kapazität früh sichtbar, weil Angebote, Aufträge und Rechnungen ohne doppelte Erfassung zusammenlaufen.

Warum Kapazität und Liquidität getrennt betrachtet werden

In vielen Büros wird Kapazität im Teammeeting besprochen, Liquidität dagegen in der Buchhaltung. Das ist nachvollziehbar, denn beide Bereiche haben unterschiedliche Verantwortliche und oft unterschiedliche Werkzeuge. Die Projektleitung pflegt eine Übersicht über Leistungsphasen, die Buchhaltung eine Liste offener Rechnungen. Solange der Auftragsbestand stabil ist, funktioniert diese Arbeitsteilung gut. Die gemeinsame Konjunkturbefragung von BAK, BIngK, AHO und VBI, veröffentlicht am 21. August 2026, zeigt jedoch: Bei 37 Prozent der Ingenieurbüros ging die Auftragslage im zweiten Halbjahr 2025 zurück, und der Auftragsbestand der Architekturbüros sank von durchschnittlich 11,5 auf 10,0 Monate (Bundesarchitektenkammer). Wer beide Seiten getrennt betrachtet, sieht diese Verschiebung oft erst, wenn sie bereits im Kalender steht. Einen Einstieg in die Verknüpfung bietet das Controlling im Planungsbüro.

Wo die getrennte Betrachtung an Grenzen stößt

Die Grenzen zeigen sich meist an denselben Stellen:

• Rückblickende Auslastung: Auslastungswerte entstehen häufig erst nach Monatsende, obwohl Entscheidungen für das nächste Quartal schon fallen müssen. Mehr dazu in der Auslastungsplanung im Planungsbüro.
• Späte Erkenntnis: Ein verschobener Auftrag wird oft erst sichtbar, wenn die Leistungsphase bereits begonnen haben sollte.
• Getrennte Datenbasis: Angebote, Aufträge und Rechnungen liegen in verschiedenen Ablagen, sodass Abgleiche von Hand erfolgen.
• Unklare Fälligkeiten: Welche Rechnung zu welcher Leistungsphase gehört, ist ohne Verknüpfung nur schwer ablesbar.
• Fehlende Gegenrechnung: Ohne Szenario bleibt offen, wie der Wegfall eines Auftrags Personaleinsatz und Zahlungseingänge verändert.

Einzeln wirken diese Punkte harmlos, zusammen verhindern sie rechtzeitiges Handeln.

Was ein schrumpfender Auftragsbestand kostet

Der Schaden entsteht selten in einem Schritt – meist schleichend. Zuerst bleibt Arbeitszeit ungenutzt, weil Projekte später starten oder ganz wegfallen. Die Personalkosten laufen jedoch weiter, unabhängig davon, ob ein Auftrag im Plan liegt. Gleichzeitig verändern sich die Zahlungsströme, denn spätere Leistungen bedeuten spätere Rechnungen und damit spätere Zahlungseingänge. Laut derselben Befragung rechnen 26 Prozent der Ingenieurbüros des Verbandes Beratender Ingenieure und 35 Prozent der Architekturbüros des Ergebnisberichts der Konjunkturbefragung 2026 für 2026 mit einem weiteren Rückgang der Aufträge. Ein längeres Zahlungsziel verlängert die Zeit bis zum Geldeingang zusätzlich. Wer die Entwicklung erst am Kontostand bemerkt, hat kaum noch Spielraum zu reagieren.

Drei Szenarien statt einer Prognose

Eine genaue Prognose für die nächsten zwölf Monate ist selten möglich. Hilfreicher ist ein einfacher Schritt: Sie rechnen drei Szenarien durch. Das erste bildet den planmäßigen Start ab, das zweite die Verschiebung um drei Monate, das dritte den Wegfall des Auftrags. Für jedes Szenario klären Sie drei Punkte: wer dann ausgelastet ist, welche Rechnung wann fällig wird und wo es eng wird. Die Grundlage dafür sind belastbare Honorarangebote und eine klare Zuordnung zu den Leistungsphasen nach HOAI. Die Honorartafeln der HOAI 2021 dienen als Orientierung, die vereinbarte Vergütung bleibt die Basis jeder Szenariorechnung (HOAI 2021 im Volltext).

Praxisbeispiel: Ein Büro mit fünf Mitarbeitenden plant für das nächste Quartal drei Projekte. Im Szenario „Verschoben“ fehlt einer Projektleiter:in ab Monat zwei der geplante Einsatz. Die Abschlagsrechnung für die Entwurfsplanung rutscht um einen Monat nach hinten, und die Lücke bei den Zahlungseingängen fällt genau in den Monat, in dem die Gehälter gezahlt werden.

Was eine spezialisierte Software anders macht

Eine Tabelle kann Szenarien abbilden, hält die Daten aber nicht zusammen – genau daran scheitert die Steuerung oft. Eine spezialisierte Software wie PROJEKT PRO verknüpft Angebote, Aufträge und Rechnungen, sodass Änderungen an einer Stelle in den anderen Bereichen sichtbar werden. Den Kern bildet die Ressourcenplanung, die den Mitarbeitereinsatz nach Leistungsphasen und die Auslastung zeigt. Auftragsszenarien lassen sich dort durchspielen, und die Daten stammen aus den Bereichen Angebot, Auftrag und Rechnung, sodass nichts doppelt erfasst werden muss.

Praxisbeispiel: Dasselbe Büro legt das Szenario „Verschoben“ an. Das Ergebnis zeigt, in welchem Monat Kapazität frei wird und welche Abschlagsrechnung später fällig ist. Die Entscheidung über Akquise oder Personaleinsatz bleibt beim Büro, die Software liefert dafür die Grundlage.

Status quo gegen integrierte Steuerung

Das heißt nicht, dass Tabellen oder getrennte Ablagen verschwinden müssen. Für kleine Büros mit wenigen Projekten bleiben sie nützlich, und eine sorgfältig gepflegte Liste kann ausreichen. Sobald Kapazität, Honorar und Liquidität jedoch von denselben Entscheidungen abhängen, verlieren getrennte Dateien an Aussagekraft.

• Status quo: Auslastung und Rechnungsstand werden manuell abgeglichen, meist am Monatsende.
• Integrierte Steuerung: Auftragsszenarien zeigen Kapazität und Fälligkeiten im selben Zusammenhang.
• Status quo: Engpässe werden erst sichtbar, wenn Gehälter und Zahlungseingänge nicht mehr zusammenpassen.
• Integrierte Steuerung: Frei werdende Kapazität lässt sich früh mit Akquise oder Einsatzplanung füllen.

Wer bereits mit einer Controlling-Software arbeitet, kann prüfen, wie weit diese Verknüpfung schon gelingt.