Excel und Word im Architekturbüro: Wann sich der Umstieg auf eine Software wie PROJEKT PRO lohnt

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste auf einen Blick
2. Warum Excel und Word so verbreitet sind
3. Wo Excel und Word im Architekturbüro an Grenzen stoßen
4. Das Kostenrisiko fehleranfälliger Tabellen
5. Zeiterfassung in Excel: ein rechtliches Risiko
6. Was eine spezialisierte Software anders macht
7. Der HOAI-Rechner: Schluss mit der Formel-Bastelei in Excel
8. Excel/Word vs. PROJEKT PRO im Vergleich
9. Wann sich der Umstieg lohnt
10. PRO Tipps
11. Fazit
12. FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

1. Excel und Word sind flexibel und günstig, aber nicht für das Controlling wachsender Planungsbüros gebaut.
2. Typische Schwachstellen: Versionschaos, manuelles Hin- und Herkopieren, Formelfehler und fehlende Echtzeit-Auswertung.
3. Stunden in Excel haben meist keinen Bezug zur Leistungsphase und zum Honorar – die Wirtschaftlichkeit bleibt im Verborgenen.
4. Als alleiniges Mittel der Arbeitszeiterfassung ist Excel rechtlich riskant, seit die lückenlose Erfassung Pflicht ist.
5. Eine spezialisierte Software führt Angebot, Zeiterfassung und Auswertung auf einer Datenbasis zusammen und macht Projekte in Echtzeit steuerbar.

Warum Excel und Word so verbreitet sind

Fast jedes Architekturbüro startet mit Excel und Word. Die Programme sind vorhanden, jeder kann sie bedienen, und für das erste Honorarangebot oder eine einfache Stundenliste reichen sie völlig aus. Diese niedrige Einstiegshürde ist ihre größte Stärke – und zugleich der Grund, warum viele Büros zu lange daran festhalten. Denn die Schwachstellen zeigen sich nicht sofort, sondern schleichend mit dem Wachstum.

Wo Excel und Word im Architekturbüro an Grenzen stoßen

Das Deutsche Architektenblatt bringt es auf den Punkt: "Wer ohne zentrale Software arbeitet, steuert schnell im analogen Chaos – Daten verteilen sich auf Ordner, Versionen und Einzeldateien, die niemand vollständig im Blick hat". Gerade in den täglichen Büroprozessen entstehen die größten Reibungsverluste. Typische Grenzen im Alltag:

1. Versionschaos: Mehrere Mitarbeitende bearbeiten verschiedene Stände derselben Tabelle – welcher ist aktuell?
2. Manuelles Übertragen: Honorare werden aus dem Angebot in die Rechnung kopiert, Stunden aus Listen in Auswertungen – jeder Schritt ist eine Fehlerquelle.
3. Kein Projektbezug: Stunden in einer Excel-Liste haben selten Bezug zur Leistungsphase oder zum Honorar.
4. Keine Echtzeit: Ob ein Projekt rentabel läuft, zeigt sich erst, wenn jemand die Tabellen manuell zusammenführt.
5. Wachstumsbremse: Was für eine Person funktioniert, wird im wachsenden Team schnell unübersichtlich und fehleranfällig. 

Praxisbeispiel: Ein Büro mit fünf Mitarbeitenden führt pro Person eine eigene Stunden-Tabelle. Am Monatsende kopiert die Büroleitung alle fünf Dateien in eine Sammeltabelle, um auszuwerten, welches Projekt wie viele Stunden verbraucht hat. Sobald eine Person eine Spalte verschiebt oder eine Formel überschreibt, stimmt die Auswertung nicht mehr – und niemand merkt es sofort.

Das Kostenrisiko fehleranfälliger Tabellen

Tabellenfehler sind kein Randthema. Schon ein kleiner Formel- oder Copy-Paste-Fehler kann zu erheblichen finanziellen Abweichungen führen – dokumentierte Fälle reichen bis in Millionenhöhe – etwa der berühmte "London Whale"-Fall bei JPMorgan 2012, bei dem ein fehlerhaft kopierter Excel-Verweis zu Fehleinschätzungen bei einem Verlust von über 6 Mrd. USD beitrug. Im Architekturbüro sind die Beträge kleiner, das Prinzip ist dasselbe: Eine falsch verknüpfte Zelle in der HOAI-Honorarkalkulation, eine vergessene Position im Angebot oder eine fehlerhafte Summenformel in der Nachkalkulation kostet bares Honorar – oft unbemerkt, bis es zu spät ist.

Zeiterfassung in Excel: ein rechtliches Risiko

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch und lückenlos zu erfassen – und diese Pflicht gilt unabhängig von der Bürogröße. Zwar ist eine Excel-Tabelle nicht per se unzulässig, doch sie ist schwer manipulationssicher zu führen und selten lückenlos. Eine digitale Zeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Dauer rechtssicher und macht die Stunden zugleich fürs Controlling nutzbar.

Was eine spezialisierte Software anders macht

Eine Branchensoftware mit integriertem HOAI-Modul wie PROJEKT PRO ist genau für die Prozesse eines Planungsbüros gebaut. Statt isolierter Dateien arbeiten alle Bereiche auf einer Datenbasis: Das HOAI-Angebot wird zur Grundlage des Auftrags, die Stunden werden direkt auf die Leistungsphase gebucht, und aus denselben Daten entstehen Auswertung und Rechnung. Auswertungen wie der Vergleich von Zeitaufwand und Honorar pro Leistungsphase oder die Umsatzvorhersage liegen auf Knopfdruck vor, statt mühsam aus Tabellen zusammengetragen zu werden. 

Praxisbeispiel: Dasselbe Büro wie oben führt die Zeiterfassung jetzt in der Software. Jede gebuchte Stunde ist automatisch einem Projekt und einer Leistungsphase zugeordnet. Die Büroleitung sieht den Soll-Ist-Vergleich tagesaktuell – ohne am Monatsende fünf Dateien zusammenzukopieren. Mit einer integrierten Zeiterfassung reduziert sich der tägliche Erfassungsaufwand pro Mitarbeitendem auf wenige Minuten – statt auf das manuelle Zusammenführen von Tabellen am Monatsende.

Der HOAI-Rechner: Schluss mit der Formel-Bastelei in Excel

Nirgends zeigt sich der Unterschied zwischen Excel und einer Branchensoftware so deutlich wie bei der Honorarberechnung nach HOAI. Wer Honorare in Excel kalkuliert, baut sich Tafelwerte, Honorarzonen und Interpolationen selbst zusammen – eine Formel-Landschaft, die mit jeder HOAI-Änderung gepflegt werden muss und bei jedem Tippfehler falsche Honorare liefert. Ein integrierter HOAI-Honorarrechner nimmt Ihnen genau diese Arbeit ab. 

Konkret bedeutet das im Arbeitsalltag: 

1. Hinterlegte Honorartafeln: Honorarzonen, anrechenbare Kosten und die Interpolation zwischen Tafelwerten sind hinterlegt und werden automatisch korrekt berechnet – ohne eigene Formeln.
2. Besondere Leistungen sauber ausweisen: Grund-, besondere und zusätzliche Leistungen lassen sich über Vorlagen standardisieren und transparent im Angebot aufführen.
3. Aktuelle Rechtslage: Ändert sich die Honorarordnung, ist die Logik im Rechner hinterlegt – Sie pflegen keine Excel-Formeln nach.
4. Vom Angebot zur Rechnung: Das einmal kalkulierte Honorar wird zur Grundlage von Auftrag und Rechnung, ohne dass Zahlen erneut übertragen werden. 

Praxisbeispiel:„Ein Büro kalkuliert ein Honorar in Excel über mehrere verknüpfte Tabellenblätter. Bei einer Projektänderung verschiebt sich die anrechenbare Kostengruppe, doch eine Verknüpfung wird nicht aktualisiert – das Angebot geht mit einem zu niedrigen Honorar raus. Im HOAI-Rechner hätte sich der Wert automatisch angepasst. Zusätzlich lassen sich besondere Leistungen nach HOAI über Vorlagen standardisiert ausweisen – Honorarpotenziale, die in einer manuellen Tabelle oft schlicht vergessen werden."

Excel/Word vs. PROJEKT PRO im Vergleich

Die Unterschiede lassen sich an wenigen Kernpunkten festmachen: 

1. Datenhaltung: Excel/Word verteilt Daten auf viele Dateien und Ordner; eine Software hält sie zentral auf einer Datenbasis.
2. Auswertung: In Excel manuell zusammengetragen; in der Software per Knopfdruck und in Echtzeit.
3. Fehlerrisiko: Formel- und Kopierfehler sind in Tabellen kaum vermeidbar; die Software rechnet auf hinterlegter Logik.
4. HOAI-Bezug: Excel kennt keine Leistungsphasen; die Software verknüpft Stunden, Phase und Honorar automatisch.
5. Rechtssicherheit: Excel ist als Zeiterfassung heikel; eine digitale Erfassung dokumentiert lückenlos.
6. Skalierung: Excel wird mit dem Team unübersichtlich; die Software wächst strukturiert mit. 

Das heißt nicht, dass Excel und Word verschwinden. Für Ad-hoc-Berechnungen, Notizen oder einfache Briefe bleiben sie nützlich. Der Punkt ist: Sobald es um die wirtschaftliche Steuerung des Büros geht – oder um die operative Projektabwicklung über die Management-Produkte – sind sie das falsche Werkzeug.