Soll-Ist-Vergleich im Planungsbüro: Wirtschaftlichkeit sehen, solange das Projekt läuft

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste auf einen Blick
2. Warum der Aufwand nach der Sommerpause unbemerkt wächst
3. Wo die Nachkalkulation am Jahresende an ihre Grenzen stößt
4. Was der blinde Fleck kostet: Bürokosten sind Personalkosten
5. Zeiterfassung ist längst keine Kür mehr
6. Was ein laufender Soll-Ist-Vergleich anders macht
7. Stunden direkt auf die Leistungsphase buchen
8. Tabelle am Jahresende gegen tagesaktuelle Datenbasis
9. Drei Signale, dass Ihr Büro einen Soll-Ist-Vergleich braucht
10. PRO Tipps
11. Fazit
12. FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

1. Nach der Sommerpause starten mehrere Projekte gleichzeitig, und der Aufwand summiert sich Woche für Woche unbemerkt auf.
2. Der Hebel sind nicht die Baukosten, sondern die Bürokosten, und die bestehen fast nur aus Stunden. 
3. Eine Nachkalkulation im Dezember erklärt das Ergebnis, ändert es aber nicht: Die Entscheidungen zur Marge sind gefallen.
4. Die Erfassung der Arbeitszeit ist zudem keine freiwillige Fleißarbeit, sondern eine arbeitsrechtliche Pflicht jedes Arbeitgebers. 
5. Ein laufender Soll-Ist-Vergleich stellt gebuchte Stunden tagesaktuell gegen die Kalkulation je Leistungsphase – und zeigt Schieflagen, solange sie korrigierbar sind.

Warum der Aufwand nach der Sommerpause unbemerkt wächst

Der erste volle September-Montag ist in Planungsbüros ein Kipppunkt. Urlaubsvertretungen enden, vertagte Abstimmungen werden nachgeholt, mehrere Projekte gehen zugleich in die nächste Leistungsphase. Dass der Aufwand steigt, ist niemandem verborgen – dass er schneller steigt als das kalkulierte Honorar, dagegen schon. 

Der Grund liegt in der Reihenfolge: Erst wird gearbeitet, dann gerechnet. Solange alle im Projekt stecken, fehlt der Moment, in dem jemand den Stundenstand gegen die Kalkulation hält. Wer die Auslastung der kommenden Wochen plant, plant Kapazität, nicht Wirtschaftlichkeit. Beides gehört zusammen, wird aber selten in derselben Zahl sichtbar. 

Praxisbeispiel: Ein Büro mit sieben Mitarbeitenden führt vier Projekte parallel. Für die Ausführungsplanung eines Projekts sind 640 Stunden kalkuliert. Ende Oktober sind 420 Stunden gebucht, der Leistungsstand liegt bei etwa der Hälfte. Rechnerisch fehlen rund 200 Stunden, und niemand im Büro weiß es.

Wo die Nachkalkulation am Jahresende an ihre Grenzen stößt

Die klassische Nachkalkulation ist sinnvoll, hat aber einen Zeitpunkt-Fehler: Sie beginnt, wenn nichts mehr zu entscheiden ist. Wer Stunden erst im Dezember zusammenträgt, bekommt eine Erklärung – keine Steuerungsmöglichkeit.

• Zeitverzug: Zwischen Aufwand und Auswertung liegen Wochen, in denen weitergearbeitet wird. 
• Lückenhafte Buchung: Rekonstruierte Stunden landen auf dem Projekt, nicht auf der Leistungsphase.
• Fehlende Vergleichsgröße: Ohne Soll-Stunden je Phase ist der Ist-Wert eine Zahl ohne Aussage. 
• Verteilte Daten: Kalkulation, Stunden und Rechnungsstand liegen in getrennten Dateien. 
• Kein Alarm: Keine Tabelle meldet sich bei 80 Prozent verbrauchtem Phasenbudget. 

Viele Büros setzen hier auf gewachsene Tabellen. Das ist günstig, vertraut und flexibel – und funktioniert, solange ein oder zwei Projekte laufen. Die Grenzen beschreibt der Beitrag zum Umstieg von Excel und Word. Wie sensibel der Stundensatz reagiert, zeigt die Kolumne zu Stundensatz und Stundenlohn.

Was der blinde Fleck kostet: Bürokosten sind Personalkosten

Eine Einordnung ist wichtig: Es geht nicht um Baukosten nach DIN 276, sondern um die Bürokosten, also um Mitarbeiterstunden. Sie dominieren die Kostenstruktur eines Planungsbüros. Nach der Strukturbefragung der Bundesarchitektenkammer entfallen 74 Prozent der Bürokosten auf Personalkosten – jede nicht gesehene Stunde trifft damit direkt das Ergebnis. 

Wie schmal der Korridor ist, zeigt die Sonderauswertung zu betriebswirtschaftlichen Kennzahlen: Der mittlere Bürostundensatz liegt im Median bei 92 Euro, der Gemeinkostenfaktor bei 2,1, und nur etwa 66 Prozent der Jahresarbeitszeit sind projektverrechenbar. Wer seinen mittleren Bürostundensatz kennt, liest jede Überschreitung sofort in Euro. 

Praxisbeispiel: Dasselbe Büro wie oben. Die 200 fehlenden Stunden entsprechen bei einem Bürostundensatz im Bereich des Medians einem Ergebniseffekt im niedrigen fünfstelligen Bereich. Bei vier parallelen Projekten multipliziert er sich.

Zeiterfassung ist längst keine Kür mehr

Unabhängig von jeder wirtschaftlichen Erwägung ist die Erfassung der Arbeitszeit inzwischen Pflicht. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen müssen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die Pflicht gilt bereits, unabhängig von der künftigen gesetzlichen Ausgestaltung im Detail. 

Für Planungsbüros ist das weniger Belastung als Gelegenheit. Die Daten, die ohnehin erhoben werden müssen, sind genau die Daten, die für den Soll-Ist-Vergleich fehlen. Entscheidend ist, dass sie projektbezogen anfallen und nicht in einem separaten System versanden. Wer Arbeitszeit in einem Werkzeug erfasst und Projektstunden in einem zweiten, erhebt denselben Aufwand zweimal und wertet ihn kein Mal aus. Die Details fasst der Beitrag zur rechtssicheren Zeiterfassung zusammen.

Was ein laufender Soll-Ist-Vergleich anders macht

Ein Soll-Ist-Vergleich ist kein Bericht, sondern ein Regelkreis. Die kalkulierten Stunden aus dem Honorarangebot bilden das Soll, die gebuchten Stunden das Ist, beide stehen dauerhaft in derselben Ansicht. Der Unterschied zur Nachkalkulation ist nicht die Rechenart – es ist der Zeitpunkt. 

• Gleiche Datenbasis: Angebot, Auftrag, Stunden und Rechnungsstand liegen in einer Datenbank statt in Ordnerstrukturen. 
• Granularität: Der Vergleich erfolgt je Leistungsphase, nicht nur je Projekt. 
• Tagesaktualität: Jede gebuchte Stunde verändert den Stand sofort. 
• Frühwarnung: Überschreitungen werden sichtbar, während beim Bauherrn noch Verhandlungsspielraum besteht. 

Praktisch heißt das: Statt einer Auswertung im Dezember gibt es einen Blick im Jour fixe. In einer spezialisierten Software wie PROJEKT PRO wird das Kosten-Controlling auf Projektebene vom Jahresritual zur Routine. Nachträge werden verhandelt, solange der Bauherr den Zusammenhang noch nachvollzieht.

Stunden direkt auf die Leistungsphase buchen

Entscheidend ist die Buchungsebene: Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie die Zuordnung der Stunden. Wenn Mitarbeitende ihre Zeit über eine integrierte Zeiterfassung mit Stempeluhr direkt auf Projekt, Leistungsphase und Tätigkeit buchen, entsteht die Vergleichsgröße ohne Zusatzarbeit. Ein separater Übertrag entfällt. 

Damit daraus Euro werden, braucht es hinterlegte Stundensätze. Über differenzierte Stundensätze je Rolle lässt sich unterscheiden, ob eine Stunde von der Projektleitung oder von einer Bauzeichnerin erbracht wurde. Bei 640 kalkulierten Stunden fällt das erheblich ins Gewicht. Erst diese Kombination macht aus einer Stundenliste eine belastbare Aussage zur Wirtschaftlichkeit. 

Ebenso wichtig ist die Herkunft der Soll-Werte. Werden die kalkulierten Stunden aus dem Honorarangebot übernommen, statt später geschätzt, entsteht der Soll-Ist-Vergleich als Nebenprodukt der Angebotsarbeit. Das Projekt trägt seine Kalkulation von Anfang an mit sich.