Zeiterfassung für Architekten: Wie die rechtskonforme Umsetzung gelingt

Zeiterfassung war für Architekten schon immer sinnvoll, um ein aussagekräftiges Controlling zu betreiben. Wie genau die Erfassung erfolgte, war bis 2019 aber eher Ermessensfrage. Doch seit dem EuGH-Urteil sollten Architekturbüros ihr System prüfen, denn mit der Beliebigkeit ist es vorbei.

05. August 2020
EUGH auf Holzwürfeln geschrieben.

Was besagt das Arbeitszeiturteil des EuGH-Urteil von 2019?

Rückblick: Der Europäische Gerichtshof hatte am 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in den EU-Mitgliedsstaaten die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen (Az: C-55/18). Und zwar, indem sie die „Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems [vornehmen], mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“. In dem Zusammenhang gilt es auch Mindestruhezeiten, einen Mindestjahresurlaub, Ruhepausen und wöchentliche Höchstarbeitszeiten einzuhalten.

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick

  • Sämtliche Überstunden müssen dokumentiert werden
  • Arbeitszeiten im Homeoffice müssen ebenfalls erfasst werden
  • Pro 24 Stunden-Zeitraum muss eine Mindestruhezeit von 11 zusammenhängenden Stunden gewährt werden
  • Pro 7-Tageszeitraum muss zusätzlich zu den täglichen 11 Stunden Ruhezeit eine kontinuierliche Mindestruhezeit von 24 Stunden eingeräumt werden
  • Die durchschnittliche Arbeitszeit soll pro 7-Tageszeitraum 48 Stunden inklusive der Überstunden nicht überschreiten
  • Die Dokumentation der Zeiterfassung muss zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden

Für einzelne Regelungen sind Ausnahmen vorgesehen, die Sie im Urteil nachlesen können.

Das deutsche Recht sah bisher keine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung vor und noch steht die Umsetzung des EuGH-Urteils in nationales Recht aus. Doch das Bundesarbeitsministerium arbeitet hinter den Kulissen bereits an einer Anpassung des deutschen Arbeitszeitrechts.

Ab wann gelten die neuen Anforderungen an die Zeiterfassung?

Viele Architekten erfassen ihre Zeiten bisher immer noch mit Excellisten oder anderen Tabellensystemen. Dies wird spätestens mit Umsetzung des EuGH-Urteils in deutsches Recht nicht mehr ausreichen, da Listen weder objektiv noch verlässlich sind. Sie können in der Praxis von jedem Mitarbeiter leicht geändert werden.

Im Streitfall mit einem Mitarbeiter können bereits jetzt rechtliche Konsequenzen drohen, wenn kein Zeiterfassungssystem nach EuGH-Standard etabliert ist, wie ein Urteil des Amtsgerichts Emden zeigt. Das hatte sich auf das EuGH-Urteil berufen und angegeben, dass dieses bereits jetzt gelte. Das Bundesarbeitsministerium hatte Unternehmen zumindest schon 2019 darauf hingewiesen, sich rechtzeitig auf die Änderungen im Zeiterfassungsrecht einzustellen.

Zwar ist die Entscheidung eines Amtsgerichts nicht bindend für andere Urteile, aber sie zeigt: Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte sich besser früher als später um die Aktualisierung seines Zeiterfassungssystems kümmern – oder überhaupt ein solches einführen.

Welche Vorteile bietet eine konsistente Zeiterfassung Planern noch?

Arbeits- und Projektzeiten zu erfassen, ist nicht nur eine Pflicht für Architekten, sondern bietet Planern auch noch weitere Vorteile, wie:

  • Die Minimierung der nicht-fakturierbaren Zeiten eines Projekts.
  • Die Dokumentation der Projektzeiten und als Nachweis für den Bauherrn.
  • Eine Schnelle Auswertungen der Projektzeiten innerhalb der einzelnen Leistungsphasen.
  • Die reale Grundlage zukünftiger Angebots-Kalkulation und Honorarermittlung.
  • Übersicht für die Bilanzierung der geleisteten, aber noch nicht in Rechnung gestellten Arbeitsleistung zum Bilanzstichtag.
  • Einen Arbeitszeitnachweis für den Arbeitnehmer und zur Ermittlung seiner Überstunden.
  • Die Erfüllung der Dokumentationspflicht des Arbeitgebers.
  • mehr Kontrolle über die Produktivität innerhalb des Büros oder des Planungsprojektes.

„Speziell die Aufgabenplanung, Stundenerfassung, Controlling und Nachkalkulation sowie Rechnungsschreibung sind jetzt deutlich effizienter.“

Gebäude von Mövenpick - Helmus Cie Ingenieure
Dr.-Ing. Patrick Rüggeberg
Helmus & Cie.

Worauf sollten Architektur- und Planungsbüros bei der Zeiterfassung achten?

Was Sie bei der Wahl einer Zeiterfassungsanwendung grundsätzlich berücksichtigen sollten:

Deutsche und europäische Anbieter

Aus welchem Land kommt der Software-Anbieter? Viele US-Firmen bieten zwar intuitive Zeiterfassungstools an und sind auf den ersten Blick intuitiv und funktional, aber beim näheren Hinsehen können nicht alle EuGH-Anforderungen abgebildet werden. Wählen Sie daher besser deutsche, zumindest aber EU-Anbieter.

Kundenservice ist ein Muss, kein Nice-to-have

Ein weiterer Vorteil eines deutschen Anbieters: Sie können mit dem Kundenservice in ihrer Muttersprache kommunizieren. Bei Anwendungen wie der Zeiterfassung, die sich möglichst nahtlos in Prozesse integriert und keinen Mehraufwand für Mitarbeiter verursacht, braucht es gerade zu Beginn oft das Knowhow der Entwickler. In puncto Service und Individualisierung haben kleinere Branchenanbieter den großen Global Playern hier einiges voraus.

Zukunftssicher für mobiles Arbeiten

Moderne Zeiterfassungsanwendungen sollten ortsunabhängig genutzt werden können und nicht an bestimmte Hardware gebunden sein. Mitarbeiter arbeiten immer häufiger aus dem Homeoffice oder ganz remote und bei Dienstreisen und Baustellenbesuchen sollten Sie Arbeitszeiten ohne Zeitverzug dokumentieren können.

Auswertung für Compliance und Controlling

Wenn Sie schon eine detaillierte Zeiterfassung betreiben, sollte sie nativ Auswertungsoptionen bieten oder sich mit Ihrer weiteren Business Software verbinden lassen. Sie sollten ablesen können, welche Zeitkosten für die unterschiedlichen Teilleistungen, Aufträge und Projekte angefallen sind, um über eine Argumentationsgrundlage für Auftraggeber zu verfügen. Und Sie sollten Kosten und Zeiten pro Mitarbeiter auswerten können, um hier Optimierungspotenzial zu nutzen. Und nicht zuletzt sollte die Anwendung verschiedene Berechtigungsstufen kennen, damit Sie entscheiden, welcher Mitarbeiter welche Aufzeichnungen sehen und ändern darf.

Idealerweise nutzen Planer und deren Teams ein Erfassungssystem, bei dem die Arbeitsleistung ZEITGLEICH mit dem Eintrag der Arbeitsstunden auf das entsprechende Projektzeitkonto und die jeweilige Leistungsphase gebucht wird. Zudem sollte es sich um eine mobile Zeiterfassung handeln, damit nicht nur im Büro, sondern auch die Arbeits- und Projektzeiten auf der Baustelle erfasst werden können.

Das spart jeden Tag einige Minuten!

Und es erleichtert der Projektleitung eine rasche Auswertung und gibt den Überblick über den aktuellen Soll-/Ist-Stand. Dadurch wird die wertvolle Möglichkeit geschaffen, jederzeit korrigierend eingreifen zu können.

Evaluieren Sie das aktuelle Zeiterfassungs-System in Ihrem Büro. Hier sind einige Kriterien, die Ihre Überlegungen leiten können. (Ergänzen Sie diese nach Ihren individuellen Anforderungen.)

  • Erlaubt unser System die durchgängige Erfassung der gesamten Arbeitsleistung?
  • Können wir die Arbeitsstunden schon bei der Erfassung auf Projekt und Leistungsphase buchen?
  • Ist unser System für alle Mitarbeiter gleichermaßen zugänglich?
  • Ist eine Auswertung der Daten mit wenigen Klicks jederzeit und ohne Vorarbeit möglich?
  • Können die in den Daten enthaltenen Informationen ohne zeitaufwendigen Übertrag an anderer Stelle weiterverwendet werden (z. B. als Grundlage der Angebots-Kalkulation)

Wenn Sie Verbesserungs-Potential für Ihre interne Zeiterfassung diagnostiziert haben, zeigen wir Ihnen gerne Lösungen. PROJEKT PRO bietet seit vielen Jahren eine Zeiterfassung, die sich speziell an Architekten und Ingenieure richtet. Die Software wird regelmäßig aktualisiert und optimiert und erfüllt die EuGH-Anforderungen.

Die Funktionen in PROJEKT PRO werden stets mit dem Blick auf die Mehrfach-Verwendung Ihrer Daten entwickelt und bieten an vielen Stellen Ihres Workflows immer wieder das Potential, Zeit einzusparen und effizient zu arbeiten.

Für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Planungsbüros!

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