15. Oktober 2020

Die richtige Begleitung einer Softwareeinführung

Die Dr.-Ing. Spitz Ingenieurgesellschaft für Tragwerksplanung mbH agiert in Euskirchen und Köln. Schon vor einigen Jahren entschied sich die Geschäftsleitung für die Controlling und Management Software von PROJEKT PRO, um Planungsprojekte und Prüfberichte ihrer drei Teilorganisationen von einer gemeinsamen Administration verwalten zu lassen. Je umfangreicher das Team und die Aufgaben werden, umso mehr entfaltet sich das Potential der zentralen Datenbank.

4 Personen auf Baustelle.

Seit über 30 Jahren sind Spitz Ingenieure im Bauwesen tätig. Ausgehend von der Tragwerksplanung erweiterte sich der Arbeitsbereich in vielfältiger Weise. So gehören seit vielen Jahren auch die Durchführung statischer Prüfungen, Schall- und Wärmeschutz, Bauwerksprüfung und Baudynamik zum Leistungsangebot der Ingenieure. Dafür entstanden unter Leitung von Dr.-Ing. Spitz drei Einzelorganisationen, die jedoch nicht nur unternehmerisch, sondern auch buchhalterisch von zentraler Stelle geführt werden.

Mit dem wachsenden Aufgabenumgang war auch ein strategisches Überdenken der strukturellen Maßnahmen notwendig. Die bisher eingesetzten Software-Programme für die Zeiterfassung, das Angebotswesen und die organisatorische Projektsteuerung waren untereinander nicht kompatibel. "Viele Daten für Prüfberichte, Rechnungen und Auswertungen mussten individuell errechnet, von Hand übertragen und dann einzeln verarbeitet werden. Das war zeitaufwendig und vor allem fehleranfällig." berichtet Claudia Bouhs aus der kaufmännischen Abteilung. "Wir waren dringend auf der Suche nach einer leistungsstarken Software, die unsere individuelle Situation mit den drei Unternehmensorganisationen abdeckt, die zwar einzeln agieren aber administrativ so eng miteinander verbunden sind." Nachdem sie im Internet nach speziell auf den Workflow von Ingenieurbüros entwickelter Software recherchiert hatte, besuchte sie zusammen mit Geschäftsführer Arne Spitz eine PROJEKT PRO Live Vorstellung in Köln.

Arne Spitz.
©Spitz Ingenieure
Claudia Bouhs.

Vorab definieren: die eigenen Software-Kriterien

Die präsentierte Software-Lösung erlebten sie als kompatibel zu ihren Vorstellungen. PROJEKT PRO arbeitet mit einer zentralen Datenbank, aus der Informationen für vielfältige Zwecke nach unterschiedlichen Gesichtspunkten verarbeitet und ausgewertet werden können.

Ein Angebot wird mit wenigen Klicks zum Auftrag und später zur Rechnung. Übertragungsfehler sind kein Thema mehr und doppelte Datenhaltung ist nicht mehr notwendig.

Genau wie Arne Spitz schien Claudia Bouhs diese Herangehensweise sehr sinnvoll, sie wollte es aber noch viel genauer wissen. In einer mehrwöchigen Testphase mit eigenem PROJEKT PRO Account konnte sie die Bestandteile 'PRO controlling' und 'PRO management' detailliert unter die Lupe nehmen und mit ihren täglichen Arbeitsabläufen in der kaufmännischen Abteilung abgleichen. Zusätzlich zu den ursprünglich vorhandenen Testdaten war es ihr möglich, auch eigene Daten einzutragen und damit zu agieren. Zu ihrer Freude wurden schon zu Beginn bei jeder Angebotserstellung fünf bis zehn Minuten Zeit gespart. "Es war zwar eine Umstellung zu meiner bisherigen Arbeitsweise, aber simpel zu erlernen. Ich empfand die Handbücher als wertvolle Hilfestellung, um einzelne Prozesse zu durchdenken und vor allem aus den Schulungsvideos habe ich sehr viel mitgenommen. Vom Prinzip her ist es immer gleich: über den Button 'Funktionen' kommt man immer ans Ziel."

Hohe Anforderungen aus der Geschäftsleitung

Der intensiv genutzte Praxistest hat auch die beiden Geschäftsführer überzeugt. Arne Spitz hatte im Vorfeld breit recherchiert und verglichen, aber keine gleichwertige Software gefunden. Die zentrale Datenbank schien ihm der ausschlaggebende Punkt zu sein. "Dass sämtliche Kommunikation dauerhaft mit dem Projekt verknüpft wird, erspart meinem gesamten Team zeitaufwendige Dokumentensuche und ist für das Feld der Tragwerksplanung genauso relevant wie für die Bauwerksprüfung." Sinnvoll ist die verknüpfte Projektkommunikation natürlich auch im Hinblick auf die langfristige Dokumentation z. B. im gerichtlichen Bedarfsfall oder bei Krankheit, wenn ein Kollege das Projekt übernehmen soll.

Dr.-Ing. Heribert Spitz sagt das System nicht nur wegen der vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten zu, sondern auch weil so der Überblick über die drei Unternehmensteile leichter fällt. Zusätzliches Zeitspar-Potential sah man auch in der Erstellung der Prüfberichte direkt aus dem System. Vorhandene Variablen und eigens vorbereitete Textbausteine sowie wiederkehrende Standardtexte erlauben den Ingenieuren, ihre Berichte selbst und ohne Abstimmung mit administrativen Kräften zu erstellen.

4 Mitarbeiter auf einer Baustelle schauen auf einen Plan.
©Spitz Ingenieure

Die Bedeutung des Key-Users

Weil sie sich schon vorab so intensiv mit der Software beschäftigt hatte, war Claudia Bouhs in der Einführungsphase als Koordinator für die Datenmigration das Bindeglied zwischen PROJEKT PRO und ihren Kollegen. Dabei wird durch eine intensive Abstimmung sichergestellt, dass bestehende Projektdaten fehlerfrei in die neue Software integriert werden, damit das Team möglichst rasch im neuen System weiterarbeiten kann. Claudia Bouhs hat festgestellt, dass es ihren Kollegen bei der Gewöhnung an die neue Arbeitsweise hilft, wenn sie ihre eigenen guten Erfahrungen aus der Testphase und ihr Wissen um die täglichen Vorgehensweisen mit ihnen teilt. Hier stimmen auch die Geschäftsführer voll und ganz zu: "Dem Team einfach nur eine neue Software zu verordnen, kann so ein Projekt – und damit den Return on Investment für das Unternehmens – schnell stoppen. Hier war uns der psychologische Aspekt der Veränderung völlig klar und dem begegnen wir mit der Funktion des zentralen internen Ansprechpartners." Als PROJEKT PRO Key-User lernt Claudia Bouhs neue Kollegen in die Software ein und unterstützt bei Anwendungsfragen. Treten neue Themen auf, recherchiert sie in der Knowledge Base online oder lässt sich vom Support Team beraten.

Individuelle Schulung und Online Hilfe

Um für sich komplett neue Themen zu erarbeiten, greift die kaufmännische Angestellte auf das PROJEKT PRO Trainingsangebot zurück. Kürzlich stellte sich die Frage nach der Mitarbeiter-Auslastung. Nach solchen Anfragen definiert sie ihr Ziel - in diesem Fall: den Baustein PRO simulation näher kennenzulernen - bucht eine Schulungsstunde und übt nach ihren Aufzeichnungen. Im Nachgang nutzt sie auch wieder die online Tools: "Das PRO simulation Video hat mir nach der Schulung noch viel geholfen. Hier Schritt für Schritt durchzugehen und bei Bedarf stoppen zu können, bis ich die Aktionen in unserer eigenen Software selbst nachvollzogen habe, macht mich sicher. So kann ich Wissen aufbauen, das ich später meinen Kollegen weitergebe." Der Kontakt zwischen Trainer und Key-User ist jedes Mal wertvoll, denn es gibt immer Best Practices und Tipps auszutauschen, die wieder einige Minuten Zeit sparen können.

Denn das war Teil der Zielsetzung für die Einführung der PROJEKT PRO Controlling und Management Software bei der Dr.-Ing. Spitz Ingenieurgesellschaft: Kosteneffektivität und mehr Zeit im Planungs- und Prüfprozess. Spontane Auswertungen und Überblick über laufende Projekte aller Unternehmensteile und damit fundierte Entscheidungen für sicheres Steuern der Gesamtorganisation. Arne Spitz ist zufrieden mit der getroffenen Wahl: "Mit PROJEKT PRO haben wir eine leistungsfähige Software gefunden, deren Einzelfunktionen wir im Lauf der Zeit immer mehr entdecken und intensiver nutzen."