Produktivität steigern – mehr Kreativität und Leistung für Architekten und Ingenieure

Wichtige Aufgaben fallen unter den Tisch, weil Sie nur akute Brände löschen? Ihre Kreativität ist nicht in Bestform? Mit kreativen Strategien können Sie Produktivität steigern und Kreativität wecken. Wir haben fünf neue und ungewöhnliche Tipps für Sie zusammengetragen. 

17. Februar 2020
Weiße Treppe wird zu Pfeil nach oben.

Damit ein Planungsbüro auf Erfolgskurs bleibt, müssen Mitarbeiter und Leitungskräfte in der Lage sein, jeden Tag konzentriert und kreativ zu arbeiten. Das heißt nicht, dass jeder jeden Tag in Topform sein muss. Schwankungen der eigenen Produktivität sind menschlich, doch manchmal reichen kleine Verhaltensänderungen, um bessere Ergebnisse zu erreichen. Wir haben fünf wertvolle und teils ungewöhnliche Tipps für Sie zusammengetragen, mit denen Sie stressfrei und effizient Ihre Produktivität steigern können. 

1. Feste Zeiten für Deep Work

Vor allem in offenen Bürosituationen unterbrechen sich Mitarbeiter oft gegenseitig bei der Arbeit. Deswegen sollten Sie feste Stunden im Tag oder in der Woche für konzentriertes Arbeiten reservieren. Wenn Sie in einem Team- oder Großraumbüro sitzen, stellen Sie das Thema zur Diskussion. Wenn ständig das Telefon klingelt, Kollegen mit Fragen am Schreibtisch stehen, aber auch wenn Sie selbst ständig mit einem Auge Ihr E-Mailpostfach beobachten, ist das kaum möglich. Manchmal ist es aber nicht praktikabel, Ruhezeiten in Gemeinschaftsbüros einzuführen, zum Beispiel weil Mitarbeiter Telefonanrufe entgegennehmen müssen. Dann sehen Sie sich nach alternativen Möglichkeiten um. Kaufen Sie Noise-Cancelling-Headphones oder ziehen Sie sich in einen Meetingraum zurück.

2. Musik für Fokus und Kreativität

Apropos, Kopfhörer. Dass gute Musik die Stimmung heben kann, ist nichts Neues. Aber mit der richtigen Musik lassen sich auch Konzentration oder Kreativität messbar verbessern. Allerdings können Sie dafür nicht einfach Ihre Lieblingssongs in Dauerschleife hören, sondern sollten spezielle Kompositionen anhören. Im Netz finden sich dafür Anbieter wie Focus at will und auch einige Meditations-Apps bieten Musik für genau solche Zwecke, zum Beispiel Calm. Eine eigene Kategorie an Konzentrationsmusik bilden Binaurale Beats (oder Brainwave Entrainment). Hierbei werden über Kopfhörer zwei leicht unterschiedliche Tonfrequenzen in das linke und rechte Ohr gespielt. Das Gehirn versucht die Differenz zu überbrücken, sodass wir nur eine dazwischenliegende Frequenz hören. Je nach eingehenden Tonhöhen kann diese Frequenz die Gehirnwellen stimulieren – unter anderem so, dass hohe Konzentration entsteht oder die Kreativität angeregt wird. Meist sind die Töne in Musik oder einen Klangteppich eingebettet, sodass sie sich angenehm hören lassen. Bisher gibt es allerdings nur wenige Studien zur Wirkung der Klänge, aber beurteilen Sie selbst. Im Netz finden Sie kostenlose Playlists auf Portalen wie Youtube oder Spotify.

3. Ausreichend Wasser trinken

Wer beginnt seinen Arbeitstag nicht gerne mit einer frischen Tasse Kaffee? Aber entzieht Kaffee dem Körper nicht Flüssigkeit? Nein. Der Mythos hält sich hartnäckig in vielen Büroräumen. Dabei beweisen Studien mittlerweile, dass wir vom getrunkenen Wasser 81 % wieder ausscheiden und vom getrunkenen Kaffee 84%. Der Unterschied ist vernachlässigbar. Nichtsdestotrotz geht das Thema Flüssigkeitszufuhr im Büroraum häufig unter. Eng getaktete Besprechungen und immer neue Projektanfragen straffen den Arbeitstag in den letzten Jahren massiv. Dabei benötigt unser Körper gerade in stressigen Phasen ausreichend Flüssigkeit, da wir häufig auch unbemerkt schwitzen. Verlieren wir aber unbemerkt zu viel Flüssigkeit, wird der Nährstoff- und Sauerstofftransport zum Gehirn behindert. In Folge lässt unsere Konzentration stark nach und nicht selten entstehen dadurch kleinere Flüchtigkeitsfehler, die wiederum zu noch mehr Stress führen. Als Arbeitgeber können Sie Abhilfe schaffen, indem Sie Mitarbeitern aktiv darauf hinweisen und ausreichend Getränke im Büro zur Verfügung stellen.

4. Ordnung oder Chaos – lieber produktiv oder kreativ?

Während das Desk Sharing an Popularität gewinnt – um flexible Arbeitsmodelle zu unterstützen – geht damit auch ein steigendes Konfliktpotenzial einher. Darf ein Arbeitsplatz noch personalisiert werden oder gilt eine strikte Clean Desk Policy (CDP)? Und was wird unter clean verstanden? Das Magazin WIRTSCHAFTSPSYCHOLOGIE aktuell stellt dem kreativen Potenzial einer chaotischen Umgebung einen aufgeräumten Arbeitsplatz mit bis zu 20% Effizienzsteigerung gegenüber. Wir empfehlen eine Differenzierung, die sich nicht an persönlichen Werten orientiert, sondern an den Arbeitsprozessen der Mitarbeiter. Kommt es in Ihrem Büro häufiger zu stressigen und leistungsorientierten Arbeitsphasen, dann empfiehlt sich ein ordnungsorientierter Arbeitsplatz. Arbeiten Sie hingegen viel kreativ und sind immer wieder auf der Suche nach neuen Ideen und Impulsen, dann empfiehlt sich auch Mal auf die Ordnung zu verzichten. Viele Unternehmen sind sich über das Potenzial einer unaufgeräumten Arbeitsumgebung und dessen Nachteile bewusst und richten abgetrennte Kreativwerkstätten ein. So wird jeder Mitarbeiter in seinem individuellen Arbeitsprozess unterstützt.

5. Arbeitstagebuch

Eine Harvard-Studie fand heraus, dass das tägliche Führen eines Arbeitsjournals die Produktivität der Mitarbeiter verbesserte. Indem die Studienteilnehmer sich täglich ihre kleinen Erfolge vor Augen führten, hielten sie ihre Motivation hoch und davon profitierten die Projektergebnisse. Es lohnt sich also, wenn Sie sich kurz vor Feierabend Zeit nehmen, um den Tag zu reflektieren. Nehmen Sie als Erinnerungsstütze Ihren Kalender oder ein Zeiterfassungstool zur Hand und machen Sie sich Notizen. Fünf Minuten reichen bereits aus. Harvard-Professorin und Studienleiterin Teresa Amabile empfiehlt, auf folgende Aspekte einzugehen:

  • Welche Fortschritte haben Sie bei Projekten gemacht, die Ihnen am Herzen liegen?
  • Wer oder was hat Sie am Projektfortschritt gehindert?
  • Was sind Ihre Ziele und Aufgaben für den nächsten Tag?
  • Welche Aufgaben und Sorgen belasten Sie in Bezug auf Ihren Job?
  • Was hat Ihnen heute im Job – und sei es nur für einen kurzen Moment – Freude gemacht?

Diese Strukturierung des vergangenen Arbeitstages erleichtert die kognitive Verarbeitung und macht den Einstieg am kommenden Morgen attraktiver. Ihre Aufgaben für den nächsten Tag können Sie auch vorplanen und sich die wichtigsten To-dos markieren. In PROJEKT PRO können Sie dies direkt in den Daily Actions hinterlegen. Ein weiteres Tool ist überflüssig. Sie werden automatisch an die Bearbeitung erinnert, können den To-dos Prioritäten zuweisen und haben auch die jeweiligen Projektbezüge immer im Blick. Manchmal sind es kleine Änderungen, die einen großen Unterschied machen. Vorausgesetzt Sie sind grundsätzlich mit Ihrem Job glücklich und suchen nach Wegen, wie Sie noch etwas mehr aus Ihrem Arbeitstag herausholen können, sind die vorgestellten Tipps ein guter Ansatzpunkt und eine Abwechslung zu den oft gehörten Zeitmanagementtipps à la Pomodoro-Technik und ALPEN-Methode.

PROJEKT PRO unterstützt Planungsbüros seit über 30 Jahren mit einer klaren und durchgängigen Software. Möchten Sie mehr zu den Möglichkeiten im Controlling und Management wissen? Dann lernen Sie die Software kennen.

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