Pauschalhonorar im Planungsbüro: So vermeiden Sie den Blindflug

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste auf einen Blick
2. Was ist ein Pauschalhonorar – und was gilt seit der HOAI 2021?
3. Warum das Pauschalhonorar zum Blindflug wird: drei typische Risiken
4. Zeiterfassung: das Frühwarnsystem im Pauschalprojekt  
5. Soll-Ist-Vergleich: vom Bauchgefühl zur aktiven Steuerung  
6. Leistungsänderungen erkennen, dokumentieren und nachverhandeln
7. PRO Tipps  
8. Fazit
9. FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

• Volles Risiko beim Büro: Beim Pauschalhonorar trägt das Planungsbüro das Kalkulationsrisiko allein – Mehraufwand durch Änderungen oder Unterschätzung geht ohne Gegensteuerung zulasten der Marge.  
• HOAI 2021 als Rahmen: Honorare sind frei verhandelbar; die Honorartafeln liefern nur noch Orientierungswerte. Ohne wirksame Vereinbarung in Textform gilt der Basishonorarsatz.
• Pauschalen nehmen zu: Laut Strukturbefragung der Architektenkammern wurden im Berichtsjahr 2023 nur noch rund 49 Prozent des Umsatzes nach HOAI-Logik abgerechnet – Fix- und Zeithonorare gewinnen an Bedeutung, besonders in kleineren Büros.  
• Zeiterfassung ist das Frühwarnsystem: Nur projektbezogen erfasste Stunden je Leistungsphase machen sichtbar, ob die Pauschale trägt – und liefern die Beweisgrundlage für Nachträge bei Leistungsänderungen.
• Soll-Ist-Vergleich statt Bauchgefühl: Ein laufender Abgleich von Stundenbudget (Soll) und tatsächlichem Aufwand (Ist) zeigt Abweichungen, solange Sie noch nachverhandeln oder intern gegensteuern können.

Was ist ein Pauschalhonorar – und was gilt seit der HOAI 2021?

Pauschalhonorar = eine feste Gesamtvergütung für einen definierten Leistungsumfang, die unabhängig vom tatsächlich angefallenen Aufwand gilt. Anders als beim Zeithonorar oder beim Berechnungshonorar auf Basis anrechenbarer Kosten wächst die Vergütung nicht mit, wenn der Aufwand steigt – das Mengen- und Kalkulationsrisiko liegt beim Planungsbüro. 

Rechtlich möglich ist die Pauschale seit Langem, praktisch dominant wird sie seit der HOAI 2021: Nach dem EuGH-Urteil von 2019 sind die verbindlichen Mindest- und Höchstsätze entfallen. Die Honorartafeln der HOAI gelten seither nur noch als Orientierungswerte, an die Stelle des Mindestsatzes ist der Basishonorarsatz getreten. Für eine wirksame Honorarvereinbarung genügt die Textform – etwa per E-Mail. Fehlt eine wirksame Vereinbarung, gilt für Grundleistungen automatisch der Basishonorarsatz, also der untere Tafelwert (§ 7 HOAI 2023). 

Wichtig bei Verbraucher-Auftraggeber:innen: Nach § 7 Abs. 2 HOAI 2021 müssen Sie vor der Honorarvereinbarung in Textform darauf hinweisen, dass höhere oder niedrigere Honorare als die Tafelwerte vereinbart werden können. Das Oberlandesgericht Köln hat im April 2024 (Az. 11 U 215/22) klargestellt, dass diese Hinweispflicht für alle Honorararten gilt – auch für Zeit- und Pauschalhonorare. Unterbleibt der Hinweis, wird ein höheres vereinbartes Honorar auf den Basishonorarsatz gedeckelt (siehe dazu die Einordnung der Brandenburgischen Ingenieurkammer). 

Dass das Thema kein Nischenphänomen ist, zeigt die Strukturbefragung der Bundesarchitektenkammer: Im Berichtsjahr 2023 erzielten Büroinhaber:innen im Schnitt nur noch rund 49 Prozent ihres Umsatzes mit Honoraren nach HOAI-Logik – 2021 waren es noch 57 Prozent. Gerade kleinere Büros rechnen häufiger nach Stunden, Zeitschätzung oder Fixhonorar ab. Das Pauschalhonorar ist damit für nahezu jedes Büro Realität – und verdient dieselbe kaufmännische Sorgfalt wie die klassische Honorarkalkulation nach HOAI.

Warum das Pauschalhonorar zum Blindflug wird: drei typische Risiken

Blindflug = ein Projektverlauf, bei dem das Büro nicht weiß, wie viele Stunden bereits in einem Auftrag stecken und wie viel Budget je Leistungsphase noch übrig ist. Beim Berechnungshonorar fällt das oft erst spät auf – beim Pauschalhonorar wird es unmittelbar existenziell, weil kein Mechanismus die Vergütung an den Mehraufwand anpasst. Drei Risiken treten in der Bürorealität immer wieder auf:

•  Kalkulationsrisiko: Die Pauschale wird aus Erfahrung oder Marktdruck heraus angeboten, nicht aus einer belastbaren Stundenkalkulation mit kostendeckendem Bürostundensatz. Ob das Honorar trägt, ist dann Glückssache.
• Schleichende Leistungsausweitung: Zusätzliche Entwurfsvarianten, geänderte Raumprogramme, „nur noch schnell“ eine Umplanung – ohne sauber definiertes Planungssoll und ohne Aufwandsnachweis verschwinden diese Leistungen unsichtbar in der Pauschale. 

• Fehlende Nachweisbarkeit: Wer Mehraufwand nachverhandeln will, braucht Zahlen. Ohne projektbezogene Zeiterfassung fehlt im Gespräch mit Auftraggeber:innen – und notfalls vor Gericht – jede belastbare Grundlage. 

  Praxisbeispiel: Ein Büro mit acht Mitarbeitenden übernimmt die Leistungsphasen 1 bis 4 für ein Wohnbauprojekt zur Pauschale von 68.000 Euro. Kalkuliert war auf Basis einer groben Schätzung „nach Gefühl“. Nach zwei zusätzlichen Vorentwurfsvarianten und einer geänderten Grundstückszufahrt stellt die Inhaberin bei der Schlussrechnung fest: Es wurden rund 240 Stunden mehr geleistet als gedacht. Bei einem kostendeckenden Stundensatz von 85 Euro entspricht das gut 20.000 Euro – fast 30 Prozent der Pauschale, die niemand je in Rechnung stellen konnte, weil weder Budget noch Ist-Stunden dokumentiert waren.

Zeiterfassung: das Frühwarnsystem im Pauschalprojekt

Projektbezogene Zeiterfassung = die laufende Zuordnung der Arbeitszeit aller Mitarbeitenden zu Projekten, Aufträgen und Leistungsphasen – nicht nur die pauschale Dokumentation von Anwesenheitszeiten. Erst diese Granularität macht aus der Zeiterfassung ein Steuerungsinstrument: Sie zeigt, wohin die Stunden tatsächlich fließen. 

Arbeitszeiterfassung ist ohnehin Pflicht: Der EuGH hat bereits 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Für Planungsbüros liegt der eigentliche Hebel aber im Zusatznutzen: Wer Zeiten ohnehin erfasst, sollte sie direkt auf Leistungsphasen buchen und damit sein Controlling füttern – statt Excel-Listen zu pflegen, die niemand auswertet. Wie Sie das rechtssicher umsetzen, lesen Sie im Beitrag zur rechtssicheren Zeiterfassung im Planungsbüro. 

Drei Anforderungen entscheiden darüber, ob die Zeiterfassung im Pauschalprojekt trägt: Sie muss niedrigschwellig sein (mobil, auch auf der Baustelle), sie muss strukturiert sein (Projekt, Auftrag, Leistungsphase, Tätigkeit) und sie muss ohne Medienbruch ins Controlling fließen. Eine mobile Zeiterfassung wie PRO team erfüllt genau diesen Zweck: Mitarbeitende buchen ihre Stunden direkt auf die richtige Leistungsphase, und die Daten stehen tagesaktuell für Auswertungen bereit. 

Praxisbeispiel: Ein Ingenieurbüro für Tragwerksplanung stellt seine Zeiterfassung von wöchentlichen Sammel-Excel-Listen auf tägliche, projektbezogene Buchung um. Nach drei Monaten zeigt die Auswertung: In einem Pauschalprojekt entfallen 22 Prozent der gebuchten Stunden auf Abstimmungen mit einem Fachplaner, die in der Kalkulation nie vorgesehen waren. Das Büro spricht das Thema im nächsten Jour fixe mit dem Auftraggeber an – und vereinbart für die Fortführung eine gesonderte Vergütung der Koordinationsleistung.

Soll-Ist-Vergleich: vom Bauchgefühl zur aktiven Steuerung

Soll-Ist-Vergleich = der laufende Abgleich zwischen dem geplanten Aufwand eines Auftrags (Soll: Stunden- bzw. Kostenbudget je Leistungsphase) und dem tatsächlich erfassten Aufwand (Ist: gebuchte Stunden mal interner Stundensatz plus Nebenkosten). Beim Pauschalhonorar ist er das zentrale Steuerungsinstrument, weil die Erlösseite fixiert ist – steuern lässt sich nur noch die Aufwandsseite. 

Der Ablauf ist unspektakulär, aber wirkungsvoll: Aus der Pauschale wird über den kostendeckenden Bürostundensatz ein Stundenbudget abgeleitet und auf die Leistungsphasen verteilt – etwa entlang der bekannten Honoraranteile der HOAI-Leistungsphasen. Dieses Soll wird im Projektverlauf regelmäßig dem Ist gegenübergestellt. Entscheidend ist der Zeitpunkt: Ein Soll-Ist-Vergleich, der erst in der Nachkalkulation stattfindet, dokumentiert den Verlust nur noch. Ein laufender Vergleich dagegen zeigt die Abweichung, solange drei Reaktionen möglich sind: intern gegensteuern, den Leistungsumfang präzisieren oder eine Zusatzvergütung verhandeln.

Ehrlicherweise gilt auch: Ein Soll-Ist-Vergleich ersetzt keine solide Kalkulation. Wer die Pauschale von Beginn an zu niedrig ansetzt, kann mit Controlling den Schaden nur begrenzen, nicht verhindern. Deshalb gehören Angebotskalkulation, Zeiterfassung und Auswertung in einen durchgängigen Prozess – vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung, ohne Insellösungen und doppelte Datenpflege. Ein dynamisches Projektcontrolling verknüpft diese Daten automatisch, sodass Leistungsstand, Restbudget und Prognose je Auftrag auf einen Blick sichtbar sind. 

Praxisbeispiel: Ein Architekturbüro vereinbart für einen Kita-Umbau ein Pauschalhonorar über die Leistungsphasen 5 bis 8. Aus der Pauschale leitet der Büroinhaber ein Budget von 1.450 Stunden ab, verteilt auf die Phasen. Nach Abschluss der Ausführungsplanung zeigt der Soll-Ist-Vergleich: Phase 5 hat ihr Budget um 18 Prozent überzogen, vor allem durch Umplanungen im Bestand. Statt zu hoffen, dass die Bauleitung das „wieder hereinholt“, justiert das Büro nach – es besetzt die Ausschreibung schlanker, definiert die Zuständigkeit für Bemusterungen neu und dokumentiert die bestandsbedingten Mehrleistungen für ein Nachtragsgespräch.