Zentrale Kontaktdatenbank für alle

Über die Kontakte können Sie auf eine zentrale Datenbank mit allen Kontakten des Büros zugreifen. Sie können den Firmenadressen mehrere Ansprechpartner:innen und deren Funktionen sowie Projektbeteiligungen zuordnen, auch wenn es sich nicht um den/die Auftraggeber:in handelt. Innerhalb eines Kontaktes können bis zu fünf Adressen anlegen, sodass Sie zum Beispiel eine spezifische Rechnungsadresse hinterlegen, die Sie dann später beim Rechnungsversand einfach auswählen können.

E-Mails werden den entsprechenden Kontakten automatisch zugeordnet und auch alle weiteren Kommunikationen, wie Briefe oder Gesprächsnotizen, werden mit dem Kontakt verknüpft. So finden Sie bei jedem Kontakt auch die Sammlung aller Kommunikationen. 

Um bei projekt- oder bürospezifischen Serienkorrespondenzen (z. B. Weihnachtsbriefe, Angebotsaufforderungen) Zeit zu sparen, können Sie aus mehreren Kontakten verschiedenste Kontaktgruppen definieren. So müssen Sie nicht jedes Mal jeden Kontakt einzeln auswählen. Genauso funktioniert es, wenn Sie nicht über die vordefinierten Kontaktgruppe innerhalb der Kontakte kommen, sondern über die Beteiligtenliste im Projekt, die für die Kommunikation wie eine Adressgruppe behandelt wird und das schnelle Erstellen von Briefen oder E-Mails ermöglicht.

Durch die Verknüpfung der Kontakte zu Projekten und Kommunikationen gewährleisten Sie die Aktualität der Kontakte ohne wirklich Datenpflege betreiben zu müssen. 

Wenn Sie PRO project mobil über den Browser auf der Baustelle nutzen, können Sie auch unterwegs auf die Kontakte zugreifen, da diese über den ständigen Datenaustausch synchron gehalten werden.