Zeiterfassung für Architekten: Wie die rechtskonforme Umsetzung gelingt

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Zeiterfassung war für Architekten schon immer sinnvoll, um ein aussagekräftiges Controlling zu betreiben. Wie genau die Erfassung erfolgte, war bis 2019 aber eher Ermessensfrage. Doch seit dem EuGH-Urteil sollten Architekturbüros ihr System prüfen, denn mit der Beliebigkeit ist es vorbei.



Was besagt das Arbeitszeiturteil des EuGH-Urteil von 2019?

Rückblick: Der Europäische Gerichtshof hatte am 14. Mai 2019 entschieden, dass Arbeitgeber in den EU-Mitgliedsstaaten die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen (Az: C-55/18). Und zwar, indem sie die „Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems [vornehmen], mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“. In dem Zusammenhang gilt es auch Mindestruhezeiten, einen Mindestjahresurlaub, Ruhepausen und wöchentliche Höchstarbeitszeiten einzuhalten.

Die wichtigsten Anforderungen im Überblick

  • Sämtliche Überstunden müssen dokumentiert werden
  • Arbeitszeiten im Homeoffice müssen ebenfalls erfasst werden
  • Pro 24‑Stunden-Zeitraum muss eine Mindestruhezeit von 11 zusammenhängenden Stunden gewährt werden
  • Pro 7-Tageszeitraum muss zusätzlich zu den täglichen 11 Stunden Ruhezeit eine kontinuierliche Mindestruhezeit von 24 Stunden eingeräumt werden
  • Die durchschnittliche Arbeitszeit soll pro 7-Tageszeitraum 48 Stunden inklusive der Überstunden nicht überschreiten
  • Die Dokumentation der Zeiterfassung muss zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden

Für einzelne Regelungen sind Ausnahmen vorgesehen, die Sie im Urteil nachlesen können.

Das deutsche Recht sah bisher keine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung vor und noch steht die Umsetzung des EuGH-Urteils in nationales Recht aus. Doch das Bundesarbeitsministerium arbeitet hinter den Kulissen bereits an einer Anpassung des deutschen Arbeitszeitrechts.

Ab wann gelten die neuen Anforderungen an die Zeiterfassung?

Viele Architekten erfassen ihre Zeiten bisher immer noch mit Excellisten oder anderen Tabellensystemen. Dies wird spätestens mit Umsetzung des EuGH-Urteils in deutsches Recht nicht mehr ausreichen, da Listen weder objektiv noch verlässlich sind. Sie können in der Praxis von jedem Mitarbeiter leicht geändert werden.

Im Streitfall mit einem Mitarbeiter können bereits jetzt rechtliche Konsequenzen drohen, wenn kein Zeiterfassungssystem nach EuGH-Standard etabliert ist, wie ein Urteil des Amtsgerichts Emden zeigt. Das hatte sich auf das EuGH-Urteil berufen und angegeben, dass dieses bereits jetzt gelte. Das Bundesarbeitsministerium hatte Unternehmen zumindest schon 2019 darauf hingewiesen, sich rechtzeitig auf die Änderungen im Zeiterfassungsrecht einzustellen.

Zwar ist die Entscheidung eines Amtsgerichts nicht bindend für andere Urteile, aber sie zeigt: Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte sich besser früher als später um die Aktualisierung seines Zeiterfassungssystems kümmern – oder überhaupt ein solches einführen.

Worauf sollten Architektur- und Planungsbüros bei der Zeiterfassung achten?

Die rechtssichere Erfassung von Arbeitszeiten ist nach dem EuGH-Urteil nur noch mit entsprechender Zeiterfassungssoftware umsetzbar. Die Auswahl am Markt ist groß, allerdings erfüllen längst nicht alle Produkte die europäischen Anforderungen und nicht alle sind für Architektur- und Planungsbüros geeignet.

PROJEKT PRO bietet seit vielen Jahren eine Zeiterfassung, die sich speziell an Architekten und Planer richtet. Die Software wird regelmäßig aktualisiert und optimiert und erfüllt bereits die EuGH-Anforderungen.

Was Sie bei der Wahl einer Zeiterfassungsanwendung grundsätzlich berücksichtigen sollten:

Deutsche und europäische Anbieter

Aus welchem Land kommt der Software-Anbieter? Viele US-Firmen bieten zwar intuitive Zeiterfassungstools an und sind auf den ersten Blick intuitiv und funktional, aber beim näheren Hinsehen können nicht alle EuGH-Anforderungen abgebildet werden. Wählen Sie daher besser deutsche, zumindest aber EU-Anbieter.

Kundenservice ist ein Muss, kein Nice-to-have

Ein weiterer Vorteil eines deutschen Anbieters: Sie können mit dem Kundenservice in ihrer Muttersprache kommunizieren. Bei Anwendungen wie der Zeiterfassung, die sich möglichst nahtlos in Prozesse integriert und keinen Mehraufwand für Mitarbeiter verursacht, braucht es gerade zu Beginn oft das Knowhow der Entwickler. In puncto Service und Individualisierung haben kleinere Branchenanbieter den großen Global Playern hier einiges voraus.

Zukunftssicher für mobiles Arbeiten

Moderne Zeiterfassungsanwendungen sollten ortsunabhängig genutzt werden können und nicht an bestimmte Hardware gebunden sein. Mitarbeiter arbeiten immer häufiger aus dem Homeoffice oder ganz Remote und bei Dienstreisen und Baustellenbesuchen sollten Sie Arbeitszeiten ohne Zeitverzug dokumentieren können.

Auswertung für Compliance und Controlling

Wenn Sie schon eine detaillierte Zeiterfassung betreiben, sollte sie nativ Auswertungsoptionen bieten oder sich mit Ihrer weiteren Business Software verbinden lassen. Sie sollten ablesen können, welche Zeitkosten für die unterschiedlichen Teilleistungen, Aufträge und Projekte angefallen sind, um über eine Argumentationsgrundlage für Auftraggeber zu verfügen. Und Sie sollten Kosten und Zeiten pro Mitarbeiter auswerten können, um hier Optimierungspotenzial zu nutzen. Und nicht zuletzt sollte die Anwendung verschiedene Berechtigungsstufen kennen, damit Sie entscheiden, welcher Mitarbeiter welche Aufzeichnungen sehen und ändern darf.


Die Zeiterfassung von PROJEKT PRO erfüllt all diese Kriterien.

Informieren Sie sich hier im Detail über die verschiedenen Module:

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