Wie Unternehmen die GoBD richtig umsetzen

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Unternehmen in Deutschland müssen ihre Bücher und Geschäftsvorfälle nach den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung dokumentieren, auch bei digitaler Verarbeitung der Daten (GoBD). Bei Verstößen drohen, wenn keine strafrechtlichen, zumindest empfindliche steuerrechtliche Konsequenzen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen die GoBD an Unternehmen stellt und wie Sie diese mithilfe geeigneter IT-Lösungen erfüllen.

Was Sie im Artikel erwartet:

  • Was sind die GoBD?
  • Die wichtigsten Regelungen der GoBD für die Unternehmenspraxis
  • Umsetzung der GoBD mit PROJEKT PRO
  • Zertifizierte GoBD-Anwendungen: Was nützen Qualitätssiegel?


Was sind die GoBD?

Immer mehr Unternehmen wechseln zum papierlosen Büro und führen ihre Bücher digital. Daher hat das Bundesfinanzministerium 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, veröffentlicht. Im Regelwerk ist festgeschrieben, worauf Unternehmen mit digitaler Buchführung achten müssen, um ihre steuerlichen Pflichten aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Die Regelungen dienen den Finanzbehörden als Beurteilungsgrundlage bei Betriebsprüfungen und balancieren das Interesse der Unternehmen am Schutz ihrer Daten mit dem Interesse der Finanzbehörden an umfassendem Einblick in die Daten aus.



Die wichtigsten Regelungen der GoBD für die Unternehmenspraxis


Die GoBD umfasst diverse Regelungen. Die wichtigsten Forderungen:

  • Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen zeitgerecht und fortlaufend aufgezeichnet werden.
  • Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig und unverfälscht erfolgen und maschinenlesbar digital archiviert werden.
  • Die GoBD verpflichtet Unternehmen außerdem, ein Internes Kontrollsystem einzuführen, um die Einhaltung der GoBD sicherzustellen.
  • Unternehmen haben die Datensicherheit jederzeit zu gewährleisten.

Eine vollständige Übersicht über alle Vorschriften würde den Umfang dieses Artikels sprengen. Sie können sämtliche Einzelheiten im Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachlesen. Im Folgenden finden Sie Details zu den wichtigsten Regelungen.

Zeitgerechte und fortlaufende Erfassung von Geschäftsvorfällen

Das Bundesfinanzministerium verpflichtet Unternehmen im Rahmen der GoBD, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von acht Tagen und bare Geschäftsvorfälle innerhalb eines Tages zu erfassen.

Grundsätzlich müssen die Aufzeichnungen fortlaufend erfolgen, d. h. Belege dürfen nicht gesammelt und zu einem späteren Zeitpunkt gebündelt in die Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) eingetragen werden.

Unternehmen müssen außerdem sicherstellen, dass sie Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung dieser Anforderung zu prüfen. Beispielsweise könnten sie Software einsetzen, die Datensatznummern automatisch vergibt oder die Chronologie von Buchungen über Lückenanalysen und Mehrfachbelegungsanalysen überprüft.

Vollständige, richtige, unverfälschte Aufzeichnungen und maschinenlesbare Archivierung

Laut GoBD müssen Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß durch Belege dokumentieren und diese geordnet aufbewahren, damit Dritte später die Richtigkeit der Buchhaltung nachvollziehen können.

Unternehmen müssen Geschäftsdokumente in der Form aufbewahren, in der sie ihnen zugegangen sind, d. h. digitale Dokumente müssen digital archiviert werden. Aufzubewahren sind Dokumente in dem Umfang, in dem sie aufzeichnungspflichtig sind.

Als Unternehmen müssen Sie bei allen aufzeichnungspflichtigen Dokumenten dafür sorgen, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind und notwendige Änderungen an (Stamm-)Daten nicht dazu führen, dass Belege nicht mehr zweifelsfrei zugeordnet werden können. Sind Korrekturen an Daten notwendig, darf der ursprüngliche Inhalt nicht verloren gehen.

Internes Kontrollsystem

Unternehmen müssen ein internes Kontrollsystem (IKS) einrichten, um die Einhaltung ihrer Aufzeichnungspflichten gemäß §146 AO zu überwachen. Welche technischen oder organisatorischen Maßnahmen hierfür zu ergreifen sind, ist nicht explizit vorgeschrieben, da sich die technischen Möglichkeiten zu schnell ändern.

Diese Funktionen könnte ein wirksames IKS umfassen:

  • Berechtigungssysteme für Zugang und Zugriff auf die Geschäftsdaten
  • Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen (z. B. Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
  • Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
  • Schutzmaßnahmen gegen die Verfälschung von Daten, Dokumenten und Programmen


Datensicherheit

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, sein DV-System mithilfe organisatorischer und technischer Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff, gegen Datenverlust und unberechtigte Datenveränderung zu schützen.

Sollten Wirtschaftsprüfer feststellen, dass relevante Daten nicht mehr vorhanden oder Vorgänge nicht mehr nachvollziehbar sind, weil ein Unternehmen seine Daten nicht ausreichend gesichert hat, gilt die Buchführung als formell nicht ordnungsgemäß und es drohen empfindliche Steuernachzahlungen.



Umsetzung der GoBD mit PROJEKT PRO



Die Einhaltung der GoBD klingt zunächst aufwändig. Nutzen Unternehmen passende Software, halten sie viele Regeln jedoch ganz automatisch ein.

PROJEKT PRO ist so konzipiert, dass Planungs- und Architekturbüros ihre steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle mithilfe von PRO controlling einfach GoBD-konform abbilden können. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben und Zahlungen verwalten – mit PROJEKT PRO können Sie einen Workflow erstellen, der bequem und gleichzeitig rechtssicher ist.

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Zeitgerechte und fortlaufende Erfassung von Geschäftsvorfällen

Wenn Sachbearbeiter Geschäftsvorfälle in PROJEKT PRO anlegen, werden diese in der Regel mit Datum und Bearbeitername gespeichert. Belege erhalten einen fortlaufende Belegnummer und Zahlungseingänge können direkt auf den Rechnungsdokumenten vermerkt werden. Die Anwendung erfüllt damit alle Voraussetzungen für eine zeitgerechte, geordnete und fortlaufende Erfassung, nur für die rechtzeitige Eintragung ins System müssen Sie selbst sorgen.

Vollständige, richtige, unverfälschte Aufzeichnungen, maschinenlesbare Archivierung

Die GoBD fordert, dass Aufzeichnungen wahrheitsgemäß vorgenommen und nachträglich nicht geändert werden. Mit PROJEKT PRO können Unternehmen diese Anforderung leicht umsetzen: Einmal erzeugte Angebote und Rechnungen können in unveränderbaren Formaten wie PDF-Dokumenten gespeichert werden. Doch dies ist laut GoBD nicht einmal notwendig, sofern jederzeit eine dem Original entsprechende Kopie erzeugt werden kann. Dies ist mit PROJEKT PRO ebenfalls möglich, da die Daten im Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens gespeichert werden.

Kundendaten lassen sich für die Belege automatisch aus in PROJEKT PRO hinterlegten Stammdaten generieren. Damit das zeitsparende Vorgehen steuerlich unbedenklich ist, übertragen sich spätere Änderungen am Stamm nicht auf die bereits erzeugten Belege. Wenn Anwender Verarbeitungsprotokolle implementieren, können Sie damit problemlos nachweisen, dass die Daten zum damaligen Zeitpunkt korrekt waren.

Internes Kontrollsystem

Wie umfangreich ein internes Kontrollsystem ausgestaltet sein muss, um den GoBD-Anforderungen zu entsprechen, hängt von der Komplexität und der Art der Geschäftstätigkeit ab. Mit PROJEKT PRO können Unternehmen sowohl einfache als auch ausdifferenzierte interne Kontrollsysteme einrichten: Berechtigungssysteme, Plausibilitätsprüfungen und Schutzmaßnahmen gegen Datenfälschung sind im Standard vorhanden. Weitere manuelle oder automatische Kontrollen können individuell eingerichtet werden.

Datensicherung

PROJEKT PRO sichert den Datenbestand automatisch im Stundenrhythmus, sodass Sie im Tagesgeschäft bestmöglich gegen Datenverlust geschützt sind. Je nach individueller Unternehmensorganisation, sollten Sie eine zusätzliche externe Backup-Lösung implementieren.
Wenn Sie von einer anderen Anwendung zu PROJEKT PRO wechseln, achten Sie darauf, die Daten aus dem alten System so zu archivieren, dass Wirtschaftsprüfer deren wahrheitsgemäße Aufzeichnung im vorgeschriebenen Archivierungszeitraum noch nachvollziehen können.



Zertifizierte GoBD-Anwendungen: Was nützen Qualitätssiegel?



Das Bundesfinanzministerium vergibt keine offiziellen Zertifizierungen für GoBD-konforme Hardware oder Software. Auch die lokalen Finanzbehörden können keine verbindlichen Aussagen treffen, ob eine bestimmte Anwendung GoBD-konform ist. Dies liegt zum einen daran, dass die konkrete Nutzung einen erheblichen Einfluss hat, ob die GoBD eingehalten werden und zum anderen können Updates, Releasewechsel und Berechtigungssysteme die Einhaltung der GoBD beeinflussen.

Wenn Anbieter mit GoBD-Konformität werben, können Unternehmen dies als Entscheidungshilfe bei der Wahl ihres Service-Partners verwenden. Sie können sich jedoch bei Verstößen gegen die GoBD nicht darauf berufen. Deshalb sollten Sie sich vor Vertragsschluss immer selbst einen Eindruck von der Anwendung und ihren Möglichkeiten verschaffen, zum Beispiel über eine Testlizenz, oder persönliche Fragen in einem Beratungsgespräch klären.

Mit PROJEKT PRO ist eine Einhaltung der GoBD problemlos möglich. Wie die konkrete Umsetzung aussieht, müssen Unternehmen je nach individueller Ausgangslange selbst entscheiden. Wir stehen Ihnen hierbei gerne beratend zur Seite. Wenn Sie Fragen zur GoBD haben oder PROJEKT PRO in Aktion erleben wollen, melden Sie sich über das Kontaktformular bei uns und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Infotermin.


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