7 Tipps für effektivere Kommunikation in Projektteams

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50 Prozent aller Projekte, die ihr Ziel verfehlen, scheitern wegen Schwächen in der Kommunikation. Zu dem Ergebnis kommt eine Studie des Project Management Institute. Meetings fressen unnötig Zeit, E-Mails gehen unter und Missverständnisse sorgen für teure Fehler. Effektive Kommunikation ist ein kontinuierlicher Lernprozess. Nutzen Sie unsere 7 Tipps, um bei Ihrem nächsten Projekt wieder erfolgreicher zu kommunizieren.



1. Formulieren Sie klare Erwartungen

Kommunizieren Sie als Projektleiter im Team zu Beginn klar die Projektziele und den Projektablauf. Stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied weiß, welche Verantwortlichkeiten es im Projekt übernimmt, welche Deadlines es einzuhalten gilt und welche Kommunikationserwartungen Sie haben: Worüber wollen Sie umgehend Bescheid wissen? Welche Meetings werden regelmäßig stattfinden?

Tauschen Sie sich auch mit Ihren Stakeholdern darüber aus, welche wechselseitigen Kommunikationserwartungen bestehen. Wann wird über den Projektstand berichtet, auf welchem Weg und zu welchen (fixen) Terminen?

2. Arbeiten Sie an der Effektivität von Teammeetings

Regelmäßige Meetings gehören zu jedem Projekt: Teammitglieder präsentieren aktuelle Arbeitsfortschritte, offene Fragen und mögliche Probleme und Änderungen können mitgeteilt und geklärt werden.

Was Sie tun sollten, damit die Meetings produktiv ablaufen?

  • Halten Sie das Meeting im vorab definierten Zeitfenster, maximal 50 Minuten.
  • Benennen Sie ein Teammitglied, das auf die Zeit achtet.
  • Legen Sie vorab eine Agenda fest, lassen Sie sie dem Team zukommen und halten Sie sich im Termin daran.
  • Bitten Sie Ihr Team darum, sich auf den Termin vorzubereiten, damit die gemeinsame Zeit produktiv genutzt werden kann.
  • Lassen Sie ein Ergebnisprotokoll anfertigen, damit alle Teammitglieder im Anschluss auf demselben Stand sind.
  • Notieren Sie sich, welche aufgekommenen Punkte im Meeting nicht besprochen werden konnten und das nächste Mal (erneut) auf die Agenda kommen müssen.


3. Etablieren Sie eine wertschätzende Unternehmenskultur

Sie verschenken Kreativität und Verbesserungspotenzial in Projekten, wenn Sie jüngeren Teammitgliedern das Gefühl geben, dass nur die erfahrenen Mitarbeiter ernstgenommen und mit ihren Vorschlägen gehört werden. Ermutigen Sie auch neue Mitarbeiter, sich einzubringen.

Schaffen Sie ein Klima, indem niemand Angst haben muss, sich mit Nachfragen lächerlich zu machen oder einen Fehler einzugestehen. Fehler sind menschlich. Fürchten Mitarbeiter negative Konsequenzen, wenn sie Fehler einräumen, führt das nicht zu weniger Fehlern, sondern nur zu Vertuschen und Verschweigen - was Probleme verschleppt und den Schaden am Ende vergrößert.

4. Kommunizieren Sie klar und persönlichkeitsorientiert

Als Projektleiter besteht ein Großteil Ihrer Aufgabe in Kommunikation. Nehmen Sie sich trotz vollem Terminkalender vor jedem Gespräch, das Sie führen, und jeder Nachricht, die Sie verfassen, Zeit, um sich über Ihr Kommunikationsziel und Ihr Gegenüber Gedanken zu machen. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Anliegen klar vermitteln und gute Ergebnisse erzielen.

Berücksichtigen Sie die Persönlichkeit und die Perspektive Ihres Adressaten. Einen erfolgshungrigen Mitarbeiter mit dickem Fell sollten Sie bei einer verpassten Deadline in einem anderen Ton ansprechen als den noch unsicheren Berufseinsteiger. Ein paar Minuten Reflexion vorab verhindern, dass Sie sich in langen Gesprächen nicht zu Ihrem Gegenüber durchdringen. Achten Sie darauf, wie Sie kommunizieren, werden Sie Ihr Ziel schneller erreichen und Ihr Gesprächspartner wird Sie nicht nur hören, sondern Ihr Gesagtes auch emotional aufnehmen.

5. Stellen Sie Fragen

Wer fragt, der führt – ist eine bekannte Managerweisheit. In der Tat ist Fragen einer der mächtigsten Werkzeuge, um Projekterfolge zu verbessern. Wie sich Fehlkommunikation im Projekt vermeiden und Prozesse beschleunigen lassen, wissen Ihre Mitarbeiter am besten. Sie sind einfach näher am Geschehen.

Nutzen Sie Fragen auch, um die Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder noch genauer kennenzulernen. Finden Sie heraus, was diese brauchen, um bessere Ergebnisse liefern zu können. Was können Sie zum Beispiel tun, um Aufgaben so zu delegieren, dass Ihre Mitarbeiter ihre Stärken ausspielen können?

6. Wählen Sie die richtigen Kommunikationsmittel

Nicht für jedes Gespräch muss Ihr Mitarbeiter aus dem Homeoffice ins Büro kommen. Auch mit Geschäftspartnern lassen sich viele Angelegenheiten per Videocall klären. Das spart Zeit, in manchen Fällen ist es jedoch wichtig für Beziehungspflege und Vertrauensaufbau sich persönlich zu sehen und Zeit miteinander zu verbringen. Statt den Kommunikationskanal nur nach Effizienz zu wählen, betrachten Sie die Kommunikation ganzheitlich und berücksichtigen Sie die Beziehungsebene. Sie wirkt sich auf Motivation, Kulanz und Geschäftserfolg aus.

Bei der Statusmitteilung zu To-dos, bei kurzen Kommentaren zu Aufträgen oder dem Weiterleiten von Dokumenten im Team steht die Effizienz dagegen tatsächlich im Vordergrund. Viele Unternehmen setzen hier seit Jahrzehnten auf E-Mail, obwohl sie dafür mittlerweile eine schlechte Wahl ist. In überfüllten Posteingängen gehen E-Mails zu leicht unter, sie landen in Spam-Ordnern oder werden auf unerklärliche Weise gar nicht zugestellt. Transparenter, verlässlicher und praktischer sind integrierte Nachrichtenfunktionen in Projektmanagement Tools.

7. Nutzen Sie Projektmanagement-Anwendungen aus der Cloud für mehr Transparenz

Immer mehr Unternehmen steigen auf Cloud-Anwendungen für ihr Projektmanagement um. Der große Vorteil: Die dort gespeicherten Inhalte sind ortsunabhängig abrufbar – von der Baustelle, vom Kundentermin oder aus dem Homeoffice.
Dank Echtzeit-Synchronisation ist sichergestellt, dass alle Teammitglieder jederzeit mit den neuesten Informationen arbeiten. Die Cloud-Anwendungen beschleunigen die Prozesse und eliminieren unnötige Wartezeit.

Gleichzeitig bündeln sie die Kommunikation und schaffen so Transparenz und Effizienz. Mitarbeiter finden alle Informationen zum Projekt an einem Ort in der Cloud. Statt Kollegen bitten zu müssen, Informationen zuzumailen, und auf Antwort zu warten, können Sie die Dateien selbst abrufen. Projektplanung und Kommunikation zusammenzuführen, reduziert Abstimmungsbedarf erheblich. Wenn die Anwendungen dann auch noch branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigen und sich in die weitere Business Software integrieren lassen, wie z.B. bei PRO topic der Fall ist, vereinfachen sie nicht nur die Arbeit im Projekt, sondern auch darüber hinaus.

Kommunikationserfolg braucht Bewusstsein und kontinuierliche Arbeit

Kommunikation in Projekten ist nie perfekt, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Für Führungskräfte gilt es deswegen, Kommunikation als Erfolgsfaktor immer im Hinterkopf zu behalten und kontinuierlich an der Optimierung von Abläufen und Kommunikationskultur zu arbeiten. Statt sich in einmal definierten Gewohnheiten einzurichten, sollten Sie (sich) regelmäßig reflektieren, wo und wie die Projektkommunikation verbessert werden kann und den Dialog mit dem Team suchen.

Kommunikation ist komplex und spielt in jeden Projektbereich hinein. Das potenziert zwar das Risiko und die Auswirkungen von Fehlern, hat aber auch einen Vorteil: Selbst wenn Sie bei Ihrem nächsten Projekt nur ein, zwei Tipps unserer Liste besondere Aufmerksamkeit schenken, können Sie damit bereits positive Unterschiede in Ihrer Projektkommunikation erzielen.

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