Unterschätzte Produktivitätstipps fürs Architekturbüro

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Wichtige Aufgaben fallen unter den Tisch, weil Sie nur akute Brände löschen? Ihre Kreativität ist nicht in Bestform? Wirkliche Konzentration im Büro fällt Ihnen schwer? Dann brauchen Sie neue Produktivitätsstrategien. Statt mit alten Klassikern aufzuwarten, haben wir etwas abseitige, aber nicht weniger wirkungsvolle Tipps zusammengetragen.
Damit ein Architekturbüro auf Erfolgskurs kommt und bleibt, müssen Mitarbeiter in der Lage sein, jeden Tag konzentriert und kreativ zu arbeiten. Das heißt nicht, dass jeder jeden Tag in Topform ist. Schwankungen der eigenen Produktivität sind menschlich, doch manchmal reichen kleine Verhaltensänderungen, um ohne zusätzlichen Stress bessere Ergebnisse zu erreichen.

1. Feste Zeiten für Deep Work

Vor allem in offenen Bürosituationen unterbrechen sich Mitarbeiter oft gegenseitig bei der Arbeit. Reservieren Sie feste Stunden im Tag oder in der Woche für konzentriertes Arbeiten Deep Work. Wenn Sie in einem Team- oder Großraumbüro sitzen, stellen Sie das Thema zur Diskussion. Jeder hat Interesse daran, effektiv an seinen Projekten voranzukommen. Wenn ständig das Telefon klingelt, Kollegen mit Fragen am Schreibtisch stehen, aber auch wenn Sie selbst ständig mit einem Auge Ihr E-Mailfach beobachten, ist das kaum möglich.

Manchmal ist es nicht praktikabel, absolute Ruhezeiten in Gemeinschaftsbüros einzuführen, zum Beispiel weil Mitarbeiter Telefonanrufe entgegennehmen müssen. Dann sehen Sie sich nach alternativen Möglichkeiten um, Ruhephasen für sich zu schaffen. Kaufen Sie Noise-Cancelling-Headphones oder ziehen Sie sich in einen Meetingraum zurück. Mit etwas Kreativität und Kompromissbereitschaft lassen sich in der Regel Lösungen finden.

2. Musik für Fokus und Kreativität

Apropos, Kopfhörer. Dass gute Musik die Stimmung heben kann, ist nichts Neues. Aber mit der richtigen Musik lassen sich auch Konzentration oder Kreativität messbar verbessern. Allerdings können Sie dafür nicht einfach Ihre Lieblingssongs in Dauerschleife hören, sondern sollten spezielle Kompositionen anhören. Im Netz finden sich dafür Anbieter wie Focus at will und auch einige Meditations-Apps bieten Musik für genau solche Zwecke, zum Beispiel Calm.

Eine eigene Kategorie an Konzentrationsmusik bilden Binaurale Beats (oder Brainwave Entrainment). Hierbei werden über Kopfhörer zwei leicht unterschiedliche Tonfrequenzen in das linke und rechte Ohr gespielt. Das Gehirn versucht die Differenz zu überbrücken, sodass wir nur eine dazwischenliegende Frequenz hören. Je nach eingehenden Tonhöhen kann diese Frequenz die Gehirnwellen stimulieren – unter anderem so, dass hohe Konzentration entsteht oder die Kreativität angeregt wird. Meist sind die Töne in Musik oder einen Klangteppich eingebettet, sodass sie sich angenehm hören lassen. Bisher gibt es allerdings nur wenige Studien zur Wirkung der Klänge, aber beurteilen Sie selbst. Im Netz finden Sie kostenlose Playlists auf Portalen wie Youtube oder Spotify.

3. Arbeitstagebuch

Eine Harvard-Studie fand heraus, dass das tägliche Führen eines Arbeitsjournals die Produktivität der Mitarbeiter verbesserte. Indem die Studienteilnehmer sich täglich ihre kleinen Erfolge vor Augen führten, hielten sie ihre Motivation hoch und davon profitierten die Projektergebnisse. Es lohnt sich also, wenn Sie sich kurz vor Feierabend Zeit nehmen, um den Tag zu reflektieren. Nehmen Sie als Erinnerungsstütze Ihren Kalender oder ein Zeiterfassungstool zur Hand und machen Sie sich Notizen. Fünf Minuten reichen bereits aus. Harvard-Professorin und Studienleiterin Teresa Amabile empfiehlt, dabei auf folgende Aspekte einzugehen:

  • Welche Fortschritte haben Sie bei Projekten gemacht, die Ihnen am Herzen liegen?
  • Wer oder was hat Sie am Projektfortschritt gehindert?
  • Was sind Ihre Ziele und Aufgaben für den nächsten Tag?
  • Welche Aufgaben und Sorgen belasten Sie in Bezug auf Ihren Job?
  • Was hat Ihnen heute im Job - und sei es nur für einen kurzen Moment - Freude gemacht?

Übrigens: Ihre Aufgaben für den nächsten Tag können Sie mit Daily Actions direkt im System hinterlegen. Ein weiteres Tool ist überflüssig. Sie werden automatisch an die Bearbeitung erinnert, können den To-dos Prioritäten zuweisen und haben auch die jeweiligen Projektbezüge immer im Blick.
Manchmal sind es kleine Änderungen, die einen großen Unterschied machen. Vorausgesetzt Sie sind grundsätzlich mit Ihrem Job glücklich und suchen nach Wegen, wie Sie noch etwas mehr aus Ihrem Arbeitstag herausholen können, sind die vorgestellten Tipps ein guter Ansatzpunkt und eine Abwechslung zu den oft gehörten Zeitmanagementtipps à la Pomodoro-Technik und ALPEN-Methode.

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