Papierloses Ingenieur- und Architekturbüro: So gelingt die Digitalisierung

Die Digitalisierung und das papierlose Büro gewinnen eine immer stärkere Bedeutung, auch durch die Corona-Pandemie. Laut einer Bitkom Studie sinken die Zweifel an der Digitalisierung rapide. Während 2016 noch 36% der befragten Unternehmer die Chancen der Digitalisierung nicht sahen, so waren es im Jahr 2020 nur noch 27%. Befördert durch mehrere Lockdowns und entsprechende Erfahrungen mit Homeoffice fiel diese Zahl bis Mitte 2021 auf 12%. Das starke Wachstum der digitalen Akzeptanz beweist: Not macht erfinderisch. Viele Menschen erhöhen Ihre Anstrengungen erst, wenn es unbedingt notwendig wird. Die Erfahrung zeigt aber, dass nur vorausschauendes Handeln, ständige Innovation und die Etablierung effizienter Workflows Unternehmen zukunftssicher machen. Wir geben Tipps, worauf Sie beim Wechsel achten sollten, damit sich das papierlose Planungsbüro auf Dauer bewährt.

10. Februar 2022
Aktenstapel vom Schreibtisch schieben und Laptop für das papierlose Büro nutzen.

Vorteile des papierlosen Büros

Für viele Unternehmer ist inzwischen klar, dass Remote Work und Homeoffice einen Teil ihrer zukünftigen Arbeit bestimmen wird. Doch mit dem gewohnten Arbeitsabläufen und Mitteln sind diese Ziele nur bedingt umsetzbar. Das papierlose Büro ist ein wichtiges Thema auf dem Weg zur Digitalisierung. Denn dieses Konzept ermöglicht es erst, Daten überall abrufen zu können, schnell zu finden und überall effizient im Team zu kommunizieren. Digitale Workflows und das papierlose Büro sind unaufhaltsame Entwicklungsschritte – ähnlich dem von der Schreibmaschine zum Computer. Allein wirtschaftlich bietet das komplett digitalisierte Arbeiten diverse Vorteile.

1. Kostensenkung

Digitale Dokumente sind wesentlich kostengünstiger. Es entstehen keine Portokosten für Rechnungen und Geschäftskorrespondenzen. Es muss kein Geld für Toner, Papier und die Wartung sowie den Austausch von Druckern ausgegeben werden. Führungskräfte drucken laut einer Studie im Schnitt täglich 41 Seiten aus. In einem Jahr kommt so ein riesiger Papier- und Kostenberg zusammen. Allein ein Entwurf für ein Gebäude, der in der Planungsphase von unterschiedlichen Mitarbeitenden und von Seiten der Auftraggeber begutachtet, kommentiert und geändert wird, stellt in digitaler Form eine erhebliche Ersparnis an Papier dar. Mit dem papierlosen Büro sparen Architektur- und Ingenieurbüros außerdem Platz und ggf. Kosten für Archivräume, in denen sie ihre alten Rechnungen und weitere Geschäftsunterlagen aufbewahren. Ob flexibler Cloud-Speicher oder sichere Server vor Ort: Das papierlose Büro kann unter anderem ein Dokumentenmanagement ganz nach Ihren Bedürfnissen ermöglichen.

2. Höhere Produktivität

Nicht nur die Bilanz profitiert von der Digitalisierung, sondern auch jeder Mitarbeiter. Denn das papierlose Büro macht viele Arbeitsabläufe effizienter. Das plakativste Beispiel: Der Dokumentenaustausch per Post vs. E-Mail. Wer Daten mit Kunden und Partnern über eine sichere Cloud austauscht, verkürzt Prozesse um Tage. Digitalisierte Dokumente lassen sich zudem viel einfacher auffinden. Statt durch Ordner und Akten zu blättern, haben Sie per Suchfunktion in Sekundenschnelle das gesuchte Dokument aufgerufen. Dabei ist die richtige Zuordnung der Dokumente entscheidend. Projektbasierte Arbeit – wie sie in Planungsbüros üblich ist – profitiert von Tools, mit denen Rechnungen, Arbeitszeiten, Pläne und Daten direkt bei der digitalen Erstellung einem Projekt zugewiesen werden können. Planer können den Personen, die dem Bauprojekt zugewiesen sind, ganz einfach interne Nachrichten schicken und Aufgaben zuteilen. Durch die Vernetzung der Daten sind Informationen und Änderungen sofort nach der Eingabe für alle (berechtigten) Beteiligten sichtbar. So kennen alle Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts und können daran anknüpfen.

3. Mehr Flexibilität & Mobilität

Papier ist schon deswegen ein Auslaufmodell, weil Arbeit immer mobiler wird. Teammitglieder sind im Homeoffice tätig, Projektleiter wollen auch bei Kundenterminen vor Ort Zugriff auf wichtige Dateien haben. Den Anforderungen können Sie nur gerecht werden, wenn Sie Ihre Kommunikation weitgehend oder vollständig digitalisieren. Ein zusätzlicher Vorteil: Der digitale Zugriff kann oftmals über Berechtigungssysteme individuell gesteuert werden.

4. Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit wird nicht nur bei Bauprojekten immer häufiger gewünscht, sondern auch von Unternehmen mehr und mehr erwartet. Ob Sie ökologisch bauen oder nicht, ressourcenschonend zu wirtschaften, ist ein Qualitätsmerkmal, das Sie nach außen senden – an Kunden und Interessenten. Ein papierloses Büro, das die Umsetzung der Digitalisierung ernst nimmt, spart nicht nur an der Ressource Papier. Video-Calls zum Beispiel können die Notwendigkeit von Vor-Ort Terminen reduzieren. Somit sparen Architektur- und Ingenieurbüros Fahrtkosten und Benzin, wodurch ihr CO²-Ausstoß gesenkt wird.

5. Zukunftssicherheit

Bei einer ehrlichen Bestandsaufnahme des Status quo müssen auch konservative Entscheider erkennen, dass digitale Workflows die Zukunft sind. Einige Kommunikationsprozesse mit offiziellen Stellen dürfen bereits jetzt nur noch digital stattfinden und dieser Trend wird sich fortsetzen. Ehe Sie in einigen Jahren gezwungen sind, zentrale Prozesse zu digitalisieren, steigen Sie lieber jetzt sukzessiv auf die digitale Organisation um. So haben Sie außerdem genug Zeit, um die internen Prozesse anzupassen und die notwendige Software für die Digitalisierung im Ingenieur- und Architekturbüro einzuführen.

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Mann telefoniert.

Papierloses Planungsbüro: Umsetzung der Digitalisierung

So viele Vorteile es für Unternehmen bringt, nicht für jedes Architektur- und Ingenieurbüro ist es sinnvoll, vollständig papierlos zu werden. Haben Sie riesige Archive mit Dokumenten, die noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen? Diese nachträglich alle zu digitalisieren, ist ein gigantischer Aufwand, der sich wirtschaftlich nicht rechtfertigen lässt. In dem Fall ist das Ziel, ein papierminimiertes Büro zu werden, realistischer.

Gehen Sie den Umstieg deshalb mit Überlegung und Schritt für Schritt an.

1. Erfassen des Ist-Zustands

Erfassen Sie alle Prozesse, in denen Papierdokumente verwendet werden. Nehmen Sie die externe, aber auch die interne Kommunikation in den Blick. Die folgenden Prozesse haben zum Beispiel das Potential, viel Papier zu produzieren:

  • Rechnungen und Buchhaltung
  • Gutachten
  • Protokolle für Meetings
  • handschriftliche Notizen
  • Entwurfsplanung
  • Pläne, die zur Sichtung ausgedruckt werden
  • Informationsmaterial

2. Definition des Soll-Zustands

Entscheiden Sie anhand der Ist-Analyse, ob Sie eine vollständige oder eine teilweise Digitalisierung anstreben. Sind alle Ihre Mitarbeiter digital-affin genug, um den Wechsel mitzutragen? Für welche Prozesse ist der Digitalisierungsaufwand zu groß? Welche Prozesse haben eine besondere Priorität und sollten zuerst digitalisiert werden? Achten Sie besonders auf Prozesse, die durch ein papierloses Büro effizienter gestaltet werden können. Projekte, die mehrere Entwürfe durchlaufen und eine hohe Fehleranfälligkeit haben sowie Aufgaben, bei denen ein automatisierter Workflow fehlt, sind gute Kandidaten für die Digitalisierung im Ingenieur- und Architekturbüro. Zudem unterstützen digitale Lösungen die Mobilität der Mitarbeiter. Behalten Sie also auch dieses Konzept im Auge, wenn es darum geht, Prozesse papierlos zu gestalten.

3. Konzeptentwicklung

Die Einführung des papierlosen Architektur- oder Ingenieurbüros ist ein Prozess und kann nicht von heute auf morgen erfolgen. Je nachdem, wie komplex Ihre Büroorganisation und wie ausgeprägt Ihr digitales Knowhow ist, lohnt es sich in manchen Fällen externe Berater hinzuzuziehen. Die Mitarbeiter bei PROJEKT PRO kennen die Workflows in Planungsbüros. Sie stellen Ihnen die Software vor und zeigen Ihnen auf, welche Prozesse mit den Produkten von PROJEKT PRO digitalisiert und effizienter gestaltet werden können. Gemeinsam mit den Experten entwickeln Sie einen Fahrplan zur Einführung der Software.

4. Umsetzungsphase

Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter in den neuen Workflows und Tools zu schulen, um die Produktivität hochzuhalten und teure Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen internen Mitarbeiter benennen, der als Ansprechpartner bei technischen Problemen unterstützen kann. Und unterschätzen Sie nicht die Wirkung Ihrer Kommunikation: Vermitteln Sie den Wechsel motivierend. Damit kann es Ihnen gelingen, innere Widerstände abzubauen, die bei dem einen oder anderen Mitarbeiter im Team aufkommen könnten.

5. Kontinuierliche Verbesserung

So wie die Digitalisierung stetig voranschreitet, sollten Sie auch Ihre eingeführten digitalen Prozesse überwachen, um Verbesserungen vorzunehmen und bei neuen technischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Je nach Größe des Planungsbüros kann es dienlich sein, dafür einen Experten zu beschäftigen, der darauf achtet, dass digitale Lösungen immer auf dem neuesten Stand sind und den rechtlichen Voraussetzungen entsprechen. Professionelle Softwareanbieter bieten oft einen Service an, dass die Software immer auf dem aktuellsten Stand gehalten wird.

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Mann frühstückt und liest dabei etwas in seinem Notebook.

Digitalisierung und papierloses Büro gehen Hand in Hand: Anwendungsbeispiele

Die Digitalisierung im Planungsbüro hat viele Vorteile, die sich Unternehmen ganz unterschiedlicher Größen und Spezialisierungen zunutze machen können. Wer ganz am Anfang steht, sollte sich zunächst darauf beschränken, eine digitale Neuerung einzuführen, da der Aufwand in der Umsetzung sonst zu viel Arbeitskraft bindet und leichter Fehlentscheidungen getroffen werden. In den folgenden Beispielen zeigen wir, wie Maßnahmen für ein papierloses Büro aussehen können.

Kommunikation digitalisieren im Architektur- und Ingenieurbüro

Nutzen Sie noch den Postweg für Rechnungen und Auftragsbestätigungen? Müssen Büro-Mitarbeitende auf Daten der Kolleginnen oder Kollegen warten, die vor Ort auf dem Bau erhoben werden, bis die Person zurück ist? Das papierlose Büro verkürzt für Planer die Kommunikationswege.

Erhalten Sie Rechnungen per Post, scannen Sie diese mit einem hochwertigen Scanner ein und legen Sie das Dokument an seinen Platz in der festgelegten Ordnerstruktur. So vermeiden Sie zusätzliche Arbeit, wenn Nachweise erforderlich sind. Versenden Sie Ihre eigene Kommunikation per E-Mail.

Besonders bei Mitarbeitenden, die häufig zwischen Bau und Büro pendeln, sind mobile Endgeräte wie Tablets und Laptops mit zwei-Phasen-Authentifizierung ein wichtiges Arbeitsmittel für das papierlose Architekturbüro. Wählen Sie eine Planungs- und Kommunikations-Software, die über eine dezidierte Mobil-Version verfügt. Schnelle Fotos und Notizen können damit nahtlos dem Projekt zugefügt werden.

Jedoch müssen Sie sowohl bei interner als auch externer Kommunikation auf Rechtssicherheit achten. So sollten E-Mails aber auch Anrufe und Video-Calls entsprechend verschlüsselt sein. Übermitteln Sie sensible Daten, muss deren digitale Speicherung DSGVO-konform erfolgen. Nutzen Sie einen Cloud-Service, stellen Sie sicher, dass dessen Server in der EU stehen. Übersenden Sie Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD und andere Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterstehen, als passwortgeschütztes PDF. Nutzen Sie zudem eine sichere, digitale Signatur.

Im Personalwesen Papier vermeiden

Eine Großzahl der Job-Interessenten bewirbt sich heutzutage digital über eine Plattform oder per E-Mail. Verfügen sämtliche Entscheidungsträger über einen Zugang zum eingehenden Postfach, ist es eine leichte Entscheidung, hier Ausdrucke zu vermeiden. Für manche Unternehmen gehört der gedruckte Lebenslauf noch ganz natürlich zum Workflow. In der Regel kann er abgeschafft werden. Auch der Vertrag, den der oder die neue Angestellte unterschreibt, muss nicht zwingend auf Papier ausgedruckt werden. Die in PDF-Programmen integrierten Signaturen sowie eSignatur-Software ermöglichen den digitalen Austausch von Verträgen in kürzester Zeit.

Auch die monatliche Gehaltsabrechnung kann digital erfolgen. Nach einer kurzen Sicherheitsprüfung zur Identifikation erhalten Ihre Angestellten den Gehaltszettel über eine browserbasierte Plattform statt auf dem Postweg. Besonders bei einer hohen Zahl Angestellter lohnt sich die Umstellung.

Auch die Planung der Mitarbeiter bei Bauprojekten kann mithilfe von digitalen Lösungen erleichtert werden. PROJEKT PRO unterstützt Sie beispielsweise bei der digitalen Ressourcenplanung.

Digitale Zeiterfassung ermöglicht die effektive Nachverfolgung von Projekt- und Arbeitszeiten auf der Baustelle und im Büro. Auch hier unterstützt Sie PROJEKT PRO: Mit der mobilen Zeiterfassung erfassen und dokumentieren Sie Arbeits- und Projektzeiten von überall auf einem mobilen Endgerät. Die Daten ordnen Sie unkompliziert zu, sodass zum Beispiel die externe Rechnungsstellung für jedes Projekt korrekt und einfach erstellt werden kann.

Mehrwert ausnutzen: Passen Sie Ihre Workflows an

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist nur ein Gesicht des papierlosen Büros. Wenn Sie die Digitalisierung wirklich effektiv nutzen wollen, sollten Sie nicht nur die Verarbeitung von Dokumenten in der Buchhaltung, sondern auch Ihre Projektworkflows anpassen. Dass alles nun digital ist, heißt nicht, dass Ihr Team automatisch produktiver zu Ergebnissen kommt. Entscheidend sind intelligente digitale Arbeitsabläufe.

  • Speichern Sie Projektdokumente zentral in einer sicheren Datenbank, damit Teammitglieder jederzeit Zugriff auf neueste Dateiversionen haben.
  • Minimieren Sie den E-Mail-Verkehr: Dateiversionen und Protokolle hin- und herzuschicken, führt zu Dateiversionen an unterschiedlichen Speicherorten. Transparenter und effizienter ist es, mit einer zentralen digitalen Ablage zu arbeiten, die projektbezogen und durchsuchbar ist und in Echtzeit synchronisiert wird.
  • Nutzen Sie wenige, dafür aber multifunktionale Anwendungen: Statt ein Tool für die Dateiablage, eins für die Projektkommunikation im Team und eines für die Planung zu verwenden, arbeitet Ihr Team produktiver mit einer Plattform, die die verschiedenen Anwendungsfälle integriert.

In PROJEKT PRO können sämtliche unternehmerischen Prozesse in einem System abgebildet werden. Papierlos, effizient und rechtssicher. Bauprojekte finden unter besonderen Rahmenbedingungen statt. Automatisierte Workflows und die mobile Projekt- und Arbeitszeiterfassung als Anforderungen sind integriert. Vor allem der E-Mail-Verkehr kann mit PROJEKT PRO minimiert werden, da im Büro keine E-Mails verschickt werden müssen, sondern eine E-Mail als Aktion an interne Projektbeteiligte gestellt wird.

Machen Sie sich selbst ein Bild, welche Prozesse sich mit PROJEKT PRO im Planungsbüro papierlos umsetzen lassen.

Bildquelle © Adobe Stock – Andrey Popov, PROJEKT PRO GmbH