HOAI-Leistungsphasen für Architekten: praktischer Arbeits- und Haftungsleitfaden

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste auf einen Blick
2. Honorarvereinbarung kurz erklärt
3. Die inoffizielle Leistungsphase 0
4. Die 9 Leistungsphasen und die Architekturleistung im Überblick
5. Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung
6. Leistungsphase 2: Vorplanung
7. Leistungsphase 3: Entwurfsplanung
8. Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung
9. Leistungsphase 5: Ausführungsplanung
10. Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe
11. Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe
12. Leistungsphase 8: Objektüberwachung
13. Leistungsphase 9: Objektbetreuung
14. Bürostandard: Haftungs- und Dokumentationscheckliste
15. Digitale Tools als Nachweis- und Steuerungssystem
16. Fazit
17. FAQ

Das Wichtigste auf einen Blick

• Praxisnutzen im Fokus: Definiert prüfbare Arbeitsergebnisse und Freigaben für jede Leistungsphase.
• Saubere Leistungsabgrenzung: Trennt Grundleistungen, Besondere Leistungen und projektbezogenen Zusatzumfang.
• Haftungsrisiken erkennen: Zeigt typische Fehler bei Kosten, Planständen, Freigaben, Vergabe, Bauüberwachung und Mängeln.

• Direkt im Büro einsetzbar: Enthält phasenbezogene Checklisten für Entscheidungen, Nachweise und Dokumentation.

HOAI kurz erklärt

§ 34 HOAI gliedert die Grundleistungen für Gebäude und Innenräume in neun Leistungsphasen. Anlage 10.1 beschreibt die Grundleistungen und nennt Beispiele für Besondere Leistungen. Entscheidend bleibt der konkret vereinbarte Vertragsumfang.

Honorarvereinbarung kurz erklärt

Das Honorar richtet sich grundsätzlich nach der Vereinbarung in Textform (§ 126b BGB, z. B. per E-Mail ausreichend; eine Unterschrift ist seit 2021 nicht mehr erforderlich). Fehlt eine solche Vereinbarung über die Honorarhöhe, gilt für Grundleistungen der jeweilige Basishonorarsatz; die Honorartafeln dienen als Orientierungswerte.

Die inoffizielle Leistungsphase 0

Die sogenannte Phase 0 gehört nicht zu den neun Leistungsphasen des § 34 HOAI. Sie ist sinnvoll, wenn Bedarf, Standort, Budget oder Realisierungsstrategie noch nicht entscheidungsreif geklärt sind. 

Arbeitsergebnis: Projektsteckbrief mit Bedarf, Qualitäten, Budgetkorridor und Terminrahmen. 

Freigabepunkt: Offene Annahmen und Prüfaufträge sind benannt; der Startumfang für Leistungsphase 1 ist entschieden. 

Typischer Fehler: Mit unscharfem Budget oder ungeklärtem Nutzerbedarf unmittelbar in die Vorplanung einsteigen. 

Abgrenzung: Bedarfsplanung, vertiefte Machbarkeitsuntersuchungen und Raum- oder Funktionsprogramme über die Grundleistungen hinaus gesondert beschreiben und vergüten.

Die 9 Leistungsphasen im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt für Gebäude nach § 34 HOAI den Honoraranteil und das zentrale Arbeitsergebnis, das am Phasenende nachvollziehbar vorliegen sollte.

Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung

In der ersten Phase legt die Architekt:in das Fundament für das gesamte Bauvorhaben, indem die Wünsche der Bauherr:innen mit den baulichen Rahmenbedingungen abgeglichen werden. 

Grundleistungen: 

• Klären der genauen Aufgabenstellung, des Raumprogramms und der Budgetvorgaben auf Basis der Bauherrenwünsche.
• Durchführen einer Ortsbesichtigung zur Analyse des Grundstücks und der Erschließung.
• Beraten zum gesamten Leistungs- und Fachplanungsbedarf (z. B. Statik, Bodengutachten, Vermessung).

• Zusammenfassen aller Planungsvoraussetzungen in einem strukturierten Aufgabenkatalog. 

   

Freigabe-Checkliste:

• Bauherrenwünsche, Prioritäten und Ausschlusskriterien schriftlich bestätigt.
• Budgetbegriff einschließlich Reserven und Umsatzsteuer eindeutig bezeichnet.
• Gutachten, Fachplaner, offene Entscheidungen und Verantwortlichkeiten erfasst.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Mit einem unklaren Kostenrahmen beginnen und spätere Zielkonflikte nur mündlich behandeln.
• Erforderliche Fachplanungen zu spät benennen oder unklare Schnittstellen übernehmen.
• Bestands- und Grundstücksannahmen ohne Herkunft und Prüfstatus verwenden.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Aufstellen eines detaillierten Raum- und Funktionsprogramms über das Grundmaß hinaus, da die Grundleistung nur die Klärung der Aufgabenstellung im vereinbarten Rahmen umfasst.
• Durchführen von Standortanalysen und Umweltverträglichkeitsprüfungen, da diese nicht zu den Grundleistungen der Leistungsphase 1 zählen.

• Bestandsaufnahme und Aufmaß bei Bestandsgebäuden, da eigenständige Vermessungs- und Erfassungsleistungen gesondert zu vergüten sind.

Praxistipp: Halten Sie das vom Bauherrn genannte Maximalbudget in Phase 1 schriftlich fest, um späteren Haftungsstreitigkeiten wegen Kostenüberschreitungen vorzubeugen.

Leistungsphase 2: Vorplanung

In der Vorplanung verwandelt der Architekt das Raumprogramm in erste zeichnerische Entwurfsvarianten und untersucht deren Machbarkeit.

Arbeitsergebnis: Nachvollziehbar ausgewählte Vorzugsvariante mit Kostenschätzung, Grobterminplan und dokumentiertem Entscheidungsstand.

Grundleistungen:

• Analysieren der Grundlagen und Erarbeiten eines ersten Planungskonzepts im Maßstab 1:200.
• Untersuchen und Vergleichen alternativer Entwurfsansätze nach gestalterischen, funktionalen und wirtschaftlichen Kriterien.
• Vorklären der bauplanungsrechtlichen Zulässigkeit bei den Genehmigungsbehörden.

• Erstellen der ersten Kostenschätzung nach DIN 276 sowie Zusammenstellen der Ergebnisse in einem Konzeptbericht.

Freigabe-Checkliste:

• Bewertungskriterien für Varianten vor der Entscheidung festgelegt.
• Kostenabweichungen mit Ursachen, Optionen und Bauherrenentscheidung dokumentiert.
• Vorzugsvariante und nächste Bearbeitungstiefe ausdrücklich freigegeben.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Nur eine Lösung zeigen, obwohl Alternativen zu untersuchen sind.
• Eine positive Behördenabstimmung als verbindliche Genehmigungszusage behandeln.
• Mit der Entwurfsplanung beginnen, bevor Variante und Kostenstand entschieden sind.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Anfertigen von 3D-Visualisierungen, Renderings oder physischen Modellen, da die Grundleistung nur zeichnerische Vorplanungsunterlagen umfasst.
• Aufstellen von Finanzierungs- und Wirtschaftlichkeitsplänen, da dies über die Kostenschätzung nach DIN 276 hinausgeht.

• Erstellen detaillierter Termin- und Kapazitätspläne, da die Grundleistung keine eigenständige Terminplanung vorsieht.

Praxistipp: Lassen Sie sich die favorisierte Vorentwurfsvariante und die Kostenschätzung vom Bauherrn schriftlich bestätigen, bevor Sie mit der Entwurfsplanung beginnen

Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung

In dieser Phase bereitet der Architekt alle baurechtlichen Unterlagen so auf, dass die zuständige Behörde das Bauvorhaben genehmigen kann.

Arbeitsergebnis: Vollständige, in sich widerspruchsfreie und prüffähige Bauvorlagen mit dokumentiertem Einreichungs- und Auflagenstand.

Grundleistungen:

• Erstellen aller amtlichen Bauantragsunterlagen und bauvorlageberechtigten Bauzeichnungen im Maßstab 1:100.
• Durchführen gesetzlicher Berechnungen zu Abstandsflächen, GRZ, GFZ und Brutto-Grundflächen.
• Einbinden der behördlich geforderten Nachweise von Fachingenieuren (z. B. Statik, Brandschutz).

• Einreichen der Unterlagen und Begleiten des Genehmigungsverfahrens bei den Behörden.

Freigabe-Checkliste:

• Übereinstimmung von Plänen, Formularen, Berechnungen und Fachnachweisen geprüft.
• Abweichungen, Befreiungen und offene Behördenpunkte abgestimmt.
• Auflagen nach Bescheiderhalt in die weitere Planung übertragen.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Den Genehmigungserfolg versprechen statt die fachgerechte Mitwirkung abzugrenzen.
• Nachforderungen ohne Änderungsprotokoll einarbeiten.
• Genehmigungsauflagen nicht an Ausführungsplanung und Fachplaner weitergeben.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Mitwirken bei nachbarrechtlichen Zustimmungen oder Ausnahmegenehmigungen, da dies über die Einreichung des genehmigungsfähigen Antrags hinausgeht.

• Erarbeiten von Unterlagen für städtebauliche Verträge oder Vorhaben- und Erschließungspläne, da diese keinen Teil der Genehmigungsplanung bilden.

Praxistipp: Beachten Sie, dass der Architekt nur die Einreichung eines genehmigungsfähigen Antrags schuldet – nicht den Erlass der Genehmigung selbst.

Leistungsphase 5: Ausführungsplanung

Die Ausführungsplanung liefert die detaillierte und baureife Arbeitsgrundlage für alle Handwerker auf der Baustelle.

Arbeitsergebnis: Koordinierte, baureife Ausführungsunterlagen mit eindeutiger Planliste, Indizes, Freigabestatus und Verteiler.

Grundleistungen:

• Erarbeiten von Werk- und Ausführungsplänen im Maßstab 1:50 mit allen Maßen, Toleranzen und Materialvorgaben.
• Konstruieren von Detailzeichnungen im Maßstab 1:20 bis 1:1 für kritische Bauwerkspunkte (z. B. Sockel, Anschlüsse, Dachaufbauten).
• Einarbeiten und Fortschreiben der Fachpläne von Fachingenieuren (z. B. Schlitz- und Durchbruchspläne, Bewehrungspläne).

• Prüfen von Montage- und Werkstattplänen ausführender Betriebe auf Übereinstimmung mit der Planung.

Freigabe-Checkliste:

• Nur freigegebene Planstände für Ausschreibung und Baustelle gekennzeichnet.
• Kritische Details auf Ausführbarkeit und Schnittstellen geprüft.
• Planprüfungen und Freigaben mit Datum, Umfang und Verantwortlichen dokumentiert.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Widersprüchliche Planstände parallel verteilen oder alte Unterlagen nicht zurückziehen.
• Details so spät liefern, dass Firmen selbst planen oder Nachträge entstehen.
• Werkstattpläne pauschal freigeben, ohne den eigenen Prüfumfang zu benennen.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Detaillierte Raumbücher und Ausstattungsverzeichnisse über den Grundstandard hinaus, da die Grundleistung nur die Standard-Ausführungsplanung umfasst.

• Prüfen zusätzlicher Detailplanungen bei Sonderkonstruktionen, da diese einen erhöhten Planungsaufwand außerhalb der Grundleistung bedeuten.

Praxistipp: Führen Sie ein striktes digitales Planverzeichnis mit Indexierung, da das Bauen nach veralteten Planständen zu den teuersten Fehlerquellen zählt.

Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe

In Phase 6 überträgt der Architekt die geometrische Planung in Leistungsbeschreibungen, um Bauleistungen transparent ausschreiben zu können.

Arbeitsergebnis: Prüffähige, eindeutige Leistungsverzeichnisse und Vergabeunterlagen auf einem abgestimmten Plan- und Kostenstand.

Grundleistungen:

• Ermitteln aller Bauteilmassen und -mengen direkt aus den Ausführungsplänen.
• Aufstellen von Leistungsverzeichnissen (LV) mit standardisierten Leistungsbeschreibungen nach Gewerken.
• Zusammenstellen der Vergabeunterlagen inklusive der Vertragsbedingungen nach VOB/B.

• Durchführen einer Kostenkontrolle durch interne Bepreisung der Leistungsverzeichnisse.

Freigabe-Checkliste:

• LV-Positionen auf Vollständigkeit, Schnittstellen und Mengenbezug geprüft.
• Plan- und LV-Stand stimmen überein und tragen denselben Freigabestatus.
• Kostenabweichungen vor Versand der Ausschreibung entschieden.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Lückenhafte Leistungsbeschreibungen erzeugen Nachtrags- und Auslegungsrisiken.
• Mengen ohne dokumentierte Grundlage übernehmen oder Planänderungen nicht nachführen.
• Rechtliche Vertragsgestaltung ungeprüft als eigene Architektenleistung übernehmen.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Erstellen alternativer Leistungsbeschreibungen für geschlossene Leistungsbereiche, da hierfür zusätzlicher Bearbeitungsaufwand außerhalb der Grundleistung entsteht.

• Aufstellen von Vergabeterminplänen für komplexe Vergabeverfahren, da eine eigenständige Terminplanung nicht zur Grundleistung zählt.

Praxistipp: Formulieren Sie Leistungspositionen so präzise wie möglich, um spätere Nachtragsforderungen der ausführenden Firmen zu vermeiden

Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe

Die Phase 7 schließt die Planungsphase ab, indem Angebote eingeholt, fachlich ausgewertet und die Bauverträge unterschriftsreif vorbereitet werden.

Arbeitsergebnis: Rechnerisch, technisch und wirtschaftlich gewertete Angebote mit Preisspiegel, Bieterklärungen und begründetem Vergabevorschlag.

Grundleistungen:

• Einholen von Angeboten und Erfassen der Bieterunterlagen.
• Prüfen und Werten der Angebote in rechnerischer, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht.
• Erstellen übersichtlicher Preisspiegel je Gewerk zum direkten Bietervergleich.

• Führen von Bietergesprächen, Aussprechen eines Vergabevorschlags und Vorbereiten der Bauverträge.

Freigabe-Checkliste:

• Alle Angebote nach denselben Kriterien und demselben Leistungsstand bewertet.
• Preisauffälligkeiten, Lücken, Vorbehalte und Abweichungen dokumentiert.
• Vergabeentscheidung und Auftragserteilung durch die Bauherrschaft festgehalten.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Nur nach Preis empfehlen und technische oder qualitative Abweichungen übergehen.
• Bieterangaben mündlich klären, aber nicht zur Vertragsgrundlage machen.
• Ohne eindeutige Vertretungsmacht rechtsverbindliche Erklärungen abgeben.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Prüfen und Bewerten komplexer Nebenangebote mit geänderten Bauverfahren, da die Grundleistung nur die Wertung angebotskonformer Hauptangebote umfasst.

• Mitwirken bei Schiedsverfahren oder Vergaben nach öffentlichem Vergaberecht (VgV), da rechtliche Vertretung in Vergabeverfahren nicht zur Architektenleistung zählt.

Praxistipp: Der Architekt spricht fundierte Vergabeempfehlungen aus – die rechtsverbindliche Unterschrift unter den Bauvertrag leistet jedoch allein der Bauherr.

Leistungsphase 8: Objektüberwachung

Mit 32 Prozent des Honorars ist die Objektüberwachung (Bauüberwachung und Bauleitung) der umfangreichste und haftungsträchtigste Abschnitt der Architektenleistung.

Arbeitsergebnis: Nachvollziehbare Bauablauf-, Prüf-, Kosten-, Abnahme- und Mängeldokumentation einschließlich freigegebener Bestandsunterlagen.

Grundleistungen:

• Überwachen der Bauausführung vor Ort auf Übereinstimmung mit Plänen, Baugenehmigungen und den anerkannten Regeln der Technik.
• Koordinieren aller am Bau beteiligten Unternehmen sowie Führen des Bautagebuchs.
• Prüfen von Handwerkerrechnungen auf Basis gemeinsamer Aufmaße und Durchführen der Kostenfeststellung.

• Vorbereiten und Durchführen förmlicher Bauabnahmen nach VOB/B inklusive Dokumentation von Mängeln.

Freigabe-Checkliste:

• Kontrolldichte nach Bedeutung, Fehleranfälligkeit und Baufortschritt geplant.
• Verdeckte und schadenträchtige Leistungen rechtzeitig geprüft und fotografiert.
• Mängel eindeutig beschrieben, adressiert, befristet und nachverfolgt.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Kritische Arbeiten erst nach dem Verdecken kontrollieren.
• Planabweichungen ohne Entscheidung, Bewertung und Kostenfolge dulden.
• Mängel nur informell mitteilen und Fristen oder Verantwortliche offenlassen.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Übernehmen der Aufgaben des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators (SiGeKo), da dies eine eigenständige, gesondert zu vergütende Funktion ist.

• Aufstellen und Überwachen detaillierter Mittelabfluss- und Zahlungspläne, da die Grundleistung nur die Kostenfeststellung, nicht die Zahlungssteuerung umfasst.

Praxistipp 1 zur Bauleiterhaftung: Kontrollieren und fotografieren Sie risikoreiche Arbeiten wie Bauwerksabdichtungen oder Bewehrungen immer persönlich vor dem Verdecken.

Praxistipp 2: Dokumentieren Sie Mängel und Terminverzüge der Firmen sofort schriftlich, um sich gegen Vorwürfe mangelhafter Bauüberwachung abzusichern.

Leistungsphase 9: Objektbetreuung

Die neunte Phase umfasst die Betreuung des fertiggestellten Objekts im Rahmen der Gewährleistungsfristen bis zu fünf Jahre nach der Abnahme.

Arbeitsergebnis: Projektbezogene Fristenübersicht, rechtzeitige Objektbegehung und fachliche Bewertung festgestellter Mängel.

Grundleistungen:

• Durchführen einer systematischen Objektbegehung zur Mängelfeststellung vor Ablauf der Verjährungsfristen.
• Fachliche Bewertung von Mängeln innerhalb der Verjährungsfristen. 

• Mitwirken bei der Freigabe oder Rückgabe von hinterlegten Sicherheitsleistungen und Bürgschaften.

Freigabe-Checkliste:

• Verjährungs- und Sicherheitsfristen mit ausreichendem Vorlauf terminiert.
• Bauherrschaft rechtzeitig zu Begehung und Entscheidungen eingeladen.
• Feststellungen nach Ort, Bauteil, Erscheinungsbild und Dringlichkeit dokumentiert.

Typische Fehler und Haftungsrisiken:

• Gewährleistungsfristen pauschal ansetzen, ohne Vertrag und Abnahme zu prüfen.
• Mängelbeseitigung dauerhaft überwachen, obwohl der Zusatzumfang nicht beauftragt ist.
• Eigene Abnahme- und Verjährungsthemen erst am Ende aller Unternehmerleistungen prüfen.

Abgrenzung zu Besonderen Leistungen:

• Überwachen der Mängelbeseitigung innerhalb der Verjährungsfrist vor Ort, da die Grundleistung nur die Feststellung, nicht die Überwachung der Beseitigung umfasst.
• Erstellen von Bestandsplänen, Inventarverzeichnissen sowie Wartungs- und Pflegeanweisungen, da diese Dokumentationen nicht zur Objektbetreuung nach § 34 HOAI zählen.

• Durchführen von Betriebs-Kosten-Nutzen-Analysen oder Gebäudebeobachtungen, da diese Analysen über die vertraglich vereinbarte Objektbetreuung hinausgehen.

Praxistipp: Vereinbaren Sie vertraglich eine förmliche Teilabnahme für die Phasen 1 bis 8 bei Gebäudeübergabe und fordern Sie den Bauherrn dazu schriftlich auf. Alternativ können Sie getrennte Verträge für LP 1–8 und LP 9 schließen, damit die eigene fünfjährige Haftungsverjährung sofort nach Baufertigstellung startet. 

Bürostandard: Haftungs- und Dokumentationscheckliste

Die wirksamsten Schutzmaßnahmen gelten über alle Leistungsphasen hinweg:

• Vertrag und Umfang: Beauftragte und nicht beauftragte Phasen, Teilleistungen, Schnittstellen und Mitwirkungspflichten eindeutig festhalten.
• Zusatzumfang vor Beginn klären: Leistung, Anlass, Terminfolge und Vergütung Besonderer Leistungen in Textform festhalten, bevor mit der Ausführung begonnen wird.
• Freigaben und Phasenübergänge dokumentieren: Arbeitsergebnis, offene Punkte, Bauherrenfreigabe sowie Kosten-, Termin- und Honorarauswirkungen je Phase in Textform festhalten.
• Kosten und Warnhinweise: Kostenstände auf gleicher Basis vergleichen und erkennbare Abweichungen frühzeitig, konkret und nachweisbar mitteilen.
• Mündliches schriftlich bestätigen: Weisungen und Entscheidungen mit relevanten Folgen zeitnah protokollieren.

• Nachweisführung: Protokolle, E-Mails, Prüfvermerke, Fotos, Planindizes und Mängel projektbezogen auffindbar halten.