Freiräume schaffen und kreativ arbeiten
Kreativität ist eine zentrale Fähigkeit von Planern, wenn es darum geht, immer anspruchsvollere und komplexere Projekte erfolgreich abzuschließen. Dafür sind kreative Freiräume unerlässlich, die allerdings von Unwägbarkeiten in der Baubranche und steigenden Personalengpässen zusehends beschnitten werden. Digitale Tools können helfen, mehr Freiräume für Kreativität zu schaffen.
Derzeit stellen Bauherren, Politik und Gesellschaft immer neue Anforderungen an Planungsleistungen. Für Planer gilt es, stets die aktuellen Richtlinien, Änderungswünsche auf Kundenseite und die soziale Verantwortung zu berücksichtigen. Um den steigenden Erwartungen gerecht zu werden, braucht es mehr Kreativität denn je. Hohe Anforderungen an Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit und Kosteneffizienz treffen auf Materialknappheit, Preisexplosionen und Fachkräftemangel. Das verleiht Projekten eine völlig neue Dynamik, die den Planungsalltag erheblich beeinflusst. Dazu ergeben sich vom ersten Entwurf bis zur Fertigstellung meist deutlich mehr Umplanungen. Die daraus entstehenden zusätzlichen Planungsleistungen sind zum einen weder im Planungshonorar noch in der Ressourcenplanung des Büros vorgesehen, zum anderen werden die ohnehin begrenzten Kapazitäten für kreatives Arbeiten geschmälert. Dabei benötigen sowohl die Umplanungen als auch die Arbeit an Aufträgen und Wettbewerben kreative Lösungen.
Kreativität braucht Freiräume
Kreativität ist die Fähigkeit, Neues zu schaffen. Das Rad muss aber nicht jedes Mal neu erfunden werden. Kreative Lösungen bauen häufig auf bisherigen Erkenntnissen auf und führen diese fort. Aber dafür muss man den Kopf frei haben: durch Entlastung bei der Projektorganisation und einem beruhigenden Überblick über die wirtschaftlichen Daten der Projekte. Kreativität benötigt auch ungestörte Konzentration. Die Zeit dafür fällt derzeit immer spärlicher aus, denn der steigende Bedarf an Umplanung bewirkt einen deutlich höheren Organisationsaufwand. Die steigende Flut eingehender E-Mails und Anrufe verhindern es oftmals, einen Gedanken ungestört zu Ende denken zu können.
Digitale Tools können Freiräume schaffen
Digitale Softwarelösungen können die Arbeit im Planungsbüro erheblich vereinfachen. Eine Software wie PROJEKT PRO berechnet beispielsweise Planungshonorare nach HOAI automatisch, wodurch Planer Angebote bequem versenden und bei Bedarf auch duplizieren oder anpassen können. Ebenso kann mithilfe einer branchenspezifischen Software wie PROJEKT PRO ein zusätzlicher Mehraufwand direkt als Zeithonorar angelegt und zeitnah abgerechnet werden. Im Anschluss an Meetings oder Baustellentermine können Protokolle schnell und einfach direkt aktualisiert, dokumentiert und verteilt werden. PROJEKT PRO Generation 20 gibt zum Beispiel für Workflows wie diese eine übersichtliche und klare Struktur vor, um Informationen projektbezogen anzulegen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht es, dass alle Mitarbeiter zugleich auf erfasste Unterlagen zugreifen und diese bei telefonischen Fragen oder eintreffenden Mails zu Rate ziehen oder ergänzen können. Für eine optimale Zusammenarbeit empfiehlt sich außerdem ein integrierter gemeinsamer Teamkalender, ein Adressbuch und eine übersichtliche Aufgabenplanung. Verknüpftes Datenmanagement ermöglicht es, dass Architekten und Ingenieure sich im dynamischen Projektgeschehen immer wieder Freiräume für Kreativität schaffen können.
Interview zur kreativen Arbeit im Planungsbüro
Wir haben uns mit Michael Flache, Dipl. -Ing. Architekt (FH) und Trainer bei PROJEKT PRO, über kreatives Arbeiten im Planungsbüro unterhalten. In seiner langjährigen Tätigkeit als Planer war er stets auf der Suche nach kreativen Lösungen für Wohn- und Geschäftsgebäude, Einfamilienhäuser und Gewerbe- und Industriebauten.
"Es sollte jedem klar sein, dass es kein Tool gibt, dass allein die Kreativität steigert. Die kreative Leistung muss vom Planer selbst kommen. Aber dafür braucht er freie Kapazität und dabei können digitale Tools helfen."
Wie viel Zeit sollte kreative Arbeit im Arbeitsalltag eines Planers idealerweise einnehmen?
Das ist eine schwierige Frage. Ich glaube, dass kreative Arbeit nicht wirklich planbar ist. Man kann nicht jeden Morgen von 8:00 Uhr bis 10:30 Uhr auf Knopfdruck kreativ sein. Vielmehr geht es doch darum, auf Anforderungen und Situationen zu reagieren, die eine kreative Lösung erfordern. Wenn ich den Kopf frei habe, kann das recht schnell gehen, wenn ich aber viele andere Themen im Kopf habe, dann kann das entsprechend dauern.
Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Wie viel Zeit haben Planer tatsächlich für kreatives Arbeiten zur Verfügung?
Der zeitliche Faktor ist häufig gar nicht so ausschlaggebend wie den Kopf für Kreativität frei zu haben. Wenn ich beispielsweise an der Abgabe für einen Wettbewerb arbeiten möchte, aber alle fünf Minuten das Telefon klingelt oder ich mich abrupt einer wichtigen Mail widmen muss, komme ich aus dem Tritt und kann irgendwann keinen klaren, kreativen Gedanken mehr fassen. Meine Umwelt beeinflusst die kreative Arbeit enorm.
Welche Rolle spielt der Termindruck für die kreative Arbeit?
Generell sind Fristen kein schlechtes Mittel, um einen Rahmen für kreatives Arbeit zu schaffen. Zum Problem werden aber unvorhergesehene Ereignisse, die in einem engen Zeitrahmen keinen Raum für Kreativität lassen. Umplanungen sind häufig mit einem enormen Zeitdruck verbunden. Denn fehlerhafte Pläne können im Büro sowie auf der Baustelle schnell zu hohen Kosten führen.
Gibt es Möglichkeiten, um kreatives Arbeiten von Planern zu fördern — zum Beispiel digitale Tools oder eine spezielle Raumausstattung?
Es sollte jedem klar sein, dass es kein Tool gibt, dass allein die Kreativität steigert. Die kreative Leistung muss vom Planer selbst kommen. Aber dafür braucht er freie Kapazität und dabei können digitale Tools helfen. Wenn ich mich auf die Aufgabe als solches konzentrieren kann und mich nicht mit allem Möglichen drumherum beschäftigen muss, gibt mir das den Raum, um mein kreatives Potenzial zu entfalten. Durch die Möglichkeit, Informationen einfach abzuspeichern, schnell wieder abzurufen oder an Kollegen weiterzugeben, können sich Planer beispielsweise Themen aus dem Kopf schreiben. Zudem kann man durch digitale Strukturen auch einmal den Arbeitsplatz wechseln, um neue Perspektiven einzunehmen.
Können Sie Planern eine generelle Empfehlung geben, wie sie wieder zu mehr Freiraum im Arbeitstag gelangen?
Ich würde jedem empfehlen, die eigene Tagesstruktur aufzuschreiben und Prioritäten zuzuordnen. Gibt es da überhaupt eine Struktur oder bestimmen äußere Umstände den Tagesablauf? Dann würde ich dazu raten, den Tagesablauf bei Bedarf zu strukturieren und den Themen in dem Moment der Bearbeitung auch wirklich die Wichtigkeit zuzuordnen. Dadurch löst sich der kreative Freiraum gedanklich automatisch von der Bearbeitung der übrigen Aufgaben.
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