Auftragsbestand im Planungsbüro: Mehr Planungssicherheit trotz voller Aufträge

Ein Auftrag im System oder im Auftragskalender ist zunächst eine wirtschaftliche Grundlage. Er zeigt jedoch noch nicht, wann welche Leistung erbracht wird und wie viele verfügbare Stunden dafür benötigt werden. Genau diese Differenz wird in vielen Büros unterschätzt – besonders dann, wenn neue Beauftragungen als unmittelbare Entlastung wahrgenommen werden.

Für die operative Planung sind mindestens vier Fragen relevant:

• Leistungsumfang: Welche Aufgaben und Leistungsphasen sind tatsächlich beauftragt?
• Zeitpunkt: Wann müssen die Leistungen vorbereitet, bearbeitet und abgestimmt werden?
• Kapazität: Welche Mitarbeitenden können die Aufgaben übernehmen?
• Verbindlichkeit: Ist der Auftrag konkret terminiert oder nur grundsätzlich zugesagt?

Eine Auslastungsplanung im Planungsbüro macht diese Unterschiede sichtbar. Eine bundesweite Befragung der Planungsbüros zeigte zudem, dass knapp 40 Prozent der befragten Büros einen rückläufigen Auftragsbestand in den vergangenen sechs Monaten meldeten. 

Praxisbeispiel: Ein fiktives Büro mit fünf Mitarbeitenden hat Aufträge für mehrere Monate. Drei Projekte befinden sich jedoch gleichzeitig in einer arbeitsintensiven Planungsphase. Der Auftragsbestand ist ausreichend, die kurzfristige Kapazität trotzdem knapp.

Welche Informationen für eine belastbare Vorschau fehlen

Viele Büros führen Projektlisten mit Auftraggeber, Honorar und voraussichtlichem Abschluss. Für eine belastbare Vorschau fehlen darin oft die Informationen, die den Büroalltag tatsächlich bestimmen. Dazu gehören geplante Stunden, konkrete Aufgaben, Abhängigkeiten und die Verfügbarkeit einzelner Mitarbeitender.

Typische Grenzen des Status quo sind:

• Unvollständige Planung: Der Auftrag ist erfasst, aber noch keiner Kalenderwoche zugeordnet.
• Unklare Zuständigkeit: Mehrere Personen arbeiten am Projekt, ohne dass Verantwortlichkeiten eindeutig sichtbar sind.
• Fehlende Aktualisierung: Änderungen aus Besprechungen oder Mails gelangen nicht in die zentrale Übersicht.
• Keine Verbindung: Projekttermine und Personalplanung werden getrennt betrachtet.

Eine zentrale Projektübersicht schafft zunächst eine gemeinsame Datenbasis. Ergänzend helfen Auswertungen für das Planungsbüro, Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlicher Entwicklung zu erkennen. Der entscheidende Schritt ist dabei nicht eine möglichst detaillierte Planung, sondern eine verlässliche und regelmäßig aktualisierte Planung.

Aufträge werden nicht gleichmäßig über ihre Laufzeit bearbeitet. In einer frühen Phase kann ein Projekt wenig Aufmerksamkeit benötigen, bevor innerhalb weniger Wochen viele Abstimmungen, Planprüfungen oder Abgaben zusammenfallen. Deshalb reicht es nicht, das Honorar oder die Laufzeit eines Projekts zu betrachten.

Eine bessere Planung verbindet Projektphasen mit erwarteten Kapazitäten. Dafür werden Aufgaben zeitlich eingeordnet, Mitarbeitende zugeordnet und mit bestehenden Terminen abgeglichen. Die digitale Zeiterfassung liefert zusätzlich Hinweise darauf, ob die ursprüngliche Aufwandsschätzung realistisch war.

Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen setzen Grenzen. Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur unter den dort genannten Ausgleichsbedingungen möglich. gesetze-im-internet

Praxisbeispiel: Im Büro aus dem vorherigen Beispiel sind für eine Abgabe 80 Arbeitsstunden eingeplant. Die Übersicht zeigt jedoch, dass in derselben Woche bereits 60 Stunden für andere Projekte und mehrere Abwesenheiten berücksichtigt werden müssen. Die Abgabe ist damit nicht unmöglich, aber nur durch eine frühzeitige Umverteilung realistisch.

Eine zentrale Ressourcenplanung macht diese Überschneidung sichtbar, bevor sie zum akuten Problem wird.

Für die Frühwarnung sind drei Signale besonders relevant:

• Überlappende Spitzen: Mehrere Projekte benötigen dieselben Qualifikationen im gleichen Zeitraum.
• Fehlende Puffer: Jede verfügbare Stunde ist bereits mit Aufgaben belegt.
• Wachsende Verschiebungen: Geplante Leistungen werden wiederholt in die nächste Woche übertragen.

Ein Kalender für Projekttermine kann Termine und Abwesenheiten sichtbar machen. Planungssicherheit entsteht jedoch erst, wenn diese Informationen mit Aufgaben, Leistungsphasen und Zuständigkeiten verbunden werden. So lässt sich priorisieren, welche Leistung zuerst abgeschlossen werden muss, welcher Termin verhandelbar ist und wo zusätzliche Unterstützung erforderlich wird.

Die Bundesarchitektenkammer beschreibt die Auftragslage von Planungsbüros als volatil. In ihrer Auswertung sank der durchschnittliche Auftragsbestand von Architekturbüros von 11,5 auf 10,0 Monate. bak Das zeigt: Auch ein vermeintlich komfortabler Bestand sollte regelmäßig auf seine tatsächliche Bearbeitbarkeit geprüft werden.

Eine spezialisierte Lösung betrachtet nicht nur einzelne Aufträge, sondern die Verbindung aus Projekt, Aufgabe, Zeitraum und Mitarbeitenden. Dadurch entsteht eine operative Sicht auf den Auftragsbestand: Welche Arbeit steht an, wer kann sie übernehmen und welche Termine sind realistisch?

Der Deep-Dive liegt in der Kapazitätsübersicht. Geplante Aufgaben werden den verfügbaren Ressourcen gegenübergestellt. Abwesenheiten, parallele Projekte und veränderte Prioritäten können in die Betrachtung einfließen. Dadurch wird nicht nur eine Überlastung sichtbar. Auch freie Kapazitäten lassen sich gezielter einsetzen.

Eine dynamische Ressourcenplanung unterstützt diesen Abgleich über den gesamten Projektverlauf. Ergänzend bündelt eine Managementsoftware für Planungsbüros Projektinformationen, Termine und Verantwortlichkeiten in einer gemeinsamen Umgebung.

Eine spezialisierte Software wie PROJEKT PRO ersetzt dabei nicht die Entscheidung der Projektleitung. Sie schafft vielmehr eine aktuellere Datenbasis für diese Entscheidung – und verkürzt den Weg von der Veränderung im Projekt zur sichtbaren Auswirkung auf die Kapazität.

Der Unterschied zeigt sich weniger in der Existenz einzelner Listen als in ihrer Verbindung. Entscheidend ist, ob die Informationen gemeinsam ausgewertet werden können.

• Auftragsliste: Der Status quo zeigt beauftragte Projekte; eine integrierte Planung ergänzt Umfang, Zeitraum und Bearbeitungsstand.
• Kalender: Der Status quo zeigt Termine; eine spezialisierte Planung ordnet ihnen Aufgaben und Kapazitäten zu.
• Mitarbeitende: Der Status quo zeigt einzelne Verfügbarkeiten; eine zentrale Übersicht macht teamweite Engpässe sichtbar.
• Auswertung: Der Status quo benötigt manuelle Zusammenführung; ein integriertes System unterstützt den Soll-Ist-Vergleich.
• Entscheidung: Der Status quo reagiert häufig auf Probleme; eine aktuelle Datenbasis ermöglicht frühere Priorisierung.

Das heißt nicht, dass Excel-Tabellen und Kalender verschwinden. Für einzelne Listen, schnelle Notizen und kleine Abstimmungen bleiben sie nützlich. Der Punkt ist: Sobald mehrere Projekte, Leistungsphasen und Mitarbeitende gleichzeitig koordiniert werden müssen, reichen isolierte Informationen für eine belastbare Planung oft nicht mehr aus.

Ein Controlling für das Planungsbüro ergänzt die Ressourcenperspektive um Wirtschaftlichkeit, Honorar und Projektentwicklung. So lassen sich operative Auslastung und wirtschaftliche Steuerung zusammen betrachten.