PeP-7-Kennzahlen: Was steckt dahinter?

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Die PeP-7-Kennzahlen sind inzwischen vielen in der Bauplanungsbranche ein Begriff. Zwar gab es bereits vor ihrer Einführung Kennzahlen, die die Wirtschaftlichkeit einesPLanungsbüros darstellen und es gibt sie auch immer noch - doch diese werden häufig unterschiedlich definiert und berechnet. So kann ein Planungsbüro schwerlich eruieren, wie seine wirtschaftliche Lage im Vergleich zur Konkurrenz am Markt aufgestellt ist. Selbst einzelne Büro-Zweigstellen untereinander zu vergleichen, kann schwierig sein. Die PeP-7-Kennzahlen sollen diesem Wirrwarr ein Ende setzen. Denn nur mit einheitlichen Definitionen und Werten kann ein Vergleich unter Büros gelingen.


Was ist PeP-7 und welche Ziele verfolgt PeP-7?



Der Verein PeP wurde 2005 als Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e.V. gegründet. Die Initiative will mit Ihrer Arbeit Ingenieur- und Architekturbüros zum wirtschaftlichen Erfolg verhelfen. Dabei setzt PeP auf die Stärkung der ökonomischen Kompetenzen durch eine Vereinheitlichung des Controllings. Es wurden sieben Kennzahlen entwickelt und definiert, die als Gradmesser für die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens gelten sollen. Für die fachgerechte Einordnung der Werte bestimmte die Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro zudem einheitliche Formeln.

Die in der Baubranche bekannte Zertifizierungsstelle 'Zertifizierung Bau GmbH' vergibt eine PeP-7-Zertifizierung an Software-Anbieter, die die einheitlichen Kennzahlen in ihrer Büro- und Management-Software für Planungsbüros (BMSP) nachweislich korrekt berechnen und somit zu einer Vergleichbarkeit der wirtschaftlichen Daten beitragen.

Welche Kennzahlen gibt es?



Die PeP hat sieben Schlüssel-Kennzahlen definiert, die die wirtschaftliche Lage eines Planungsbüros widerspiegeln. In anderen Branchen verwendete Werte wie Mitarbeiterfluktuation oder Investitionen in Relation zum Umsatz nutzt die Planungsbranche weniger.

Die PeP-7-Kennzahlen im Überblick:

  • Umsatzrendite
  • Umsatz pro Mitarbeiter
  • Arbeitskostenquote
  • Projektstundenanteil
  • Mittlerer Bürostundensatz
  • Gemeinkostenfaktor
  • Aufwandswerte


Definition der PeP-7 Kennzahlen



Die PeP-7 Kennzahlen vereinheitlichen Controlling-Kennzahlen für Planungsbüros durch klare Definitionen und einheitliche Ermittlungswege.


Umsatzrendite

Die Umsatzrendite (= Umsatzrentabilität) ergibt sich aus folgender Formel:

(Gewinn / Umsatz) x 100

Die Umsatzrendite wird in Prozent angegeben und stellt das Verhältnis zwischen dem erzielten Gewinn und dem Umsatz (auch Erlös genannt) eines Unternehmens dar. Die PeP empfiehlt als Richtwert für ein wirtschaftliches Unternehmen eine Umsatzrendite von 10 Prozent in einer Jahresperiode.


Umsatz pro Mitarbeiter

Das Umsatzziel beschreibt den Umsatz pro Mitarbeiter in seiner idealen Form und ist bei der betriebswirtschaftlichen Jahresplanung von Architektur- und Ingenieurbüros von Bedeutung.

Der tatsächliche Umsatz pro Mitarbeiter berechnet sich mit dieser Formel:
Umsatz / Anzahl der Mitarbeiter

Zum Jahresabschluss ist es sinnvoll, für die Jahresplanung der kommenden Periode, den tatsächlich erbrachten Umsatz pro Vollzeitstelle mit dem Umsatzziel zu vergleichen. Dabei ist es wichtig, Teilzeitstellen entsprechend anders gewertet einzubringen. Eine Abweichung vom Ziel kann eine Entscheidungshilfe für die Personalpolitik sein. Eine entsprechende BMSP-Software hilft Ihnen dabei, diese PeP-7-Kennzahl einfach zu ermitteln.


Arbeitskostenquote

Die Arbeitskostenquote gibt das prozentuale Verhältnis von Arbeitskosten (Kosten, die durch Löhne und Lohnnebenkosten entstehen) zu den Gesamtkosten an. Die Gesamtkosten eines Planungsbüros ergeben sich aus verschiedenen Faktoren und beinhalten alle Kosten eines Unternehmens. Die Personalkosten sind ein wichtiger Teil davon.
Gutes Personal trägt zur Gewinnsteigerung bei und wird entsprechend vergütet. Die Arbeitskosten sollten aber ein gewisses Maß nicht übersteigen, damit das Unternehmen weiter wirtschaftlich arbeiten kann.

Die Formel der Arbeitskostenquote berechnen Sie so:

(Arbeitskosten / Gesamtkosten) x 100

In Zusammenhang mit dem tatsächlichen Umsatz pro Mitarbeiter kann die Quote Auswirkungen auf die Personalplanung im Büro haben.


Projektstundenanteil

Der Projektstundenanteil ist die tatsächliche Arbeitszeit, die Büroinhaber und Mitarbeiter für Projekte aufwenden, gemessen an der gesamten Arbeitszeit.

Die Quote wird ermittelt, indem zunächst möglichst genau die Projektarbeitsstunden erfasst werden – effizient funktioniert das mit der integrierten mobilen Zeiterfassung von PROJEKT PRO.

So lautet die Formel der PeP-7-Kennzahl:

(Projektstunden / Gesamtstunden) x 100


Mittlerer Bürostundensatz

Der Mittlere Bürostundensatz ist ein Schwellenwert und dient zur Orientierung, welcher durchschnittliche Stundensatz über alle Projekte erzielt werden muss, damit das Unternehmen keine Verluste machen wird. Voraussetzung ist dabei eine ähnliche Weiterführung des Planungsbüros in der Zukunft. Für die Ermittlung der Controlling-Kennzahl benötigen Sie die Projektstunden der Inhaber und Mitarbeiter des Vorjahres sowie die Gesamtkosten.

Die Formel für den Mittleren Bürostundensatz lautet:
Gesamtkosten / Projektstunden

Wenn Sie in Ihren Projektstunden sämtliche Kosten decken, ist alles darüber hinaus erwirtschaftete ein Gewinn für Ihr Unternehmen.


Gemeinkostenfaktor

Alle Kosten, die in einem Planungsbüro anfallen und keinem Projekt direkt zugeordnet werden können, werden als Gemeinkosten oder indirekte Kosten bezeichnet. Dazu gehören z. B. die die Büromiete, Abschreibungen, Urlaubstage und Gemeinstunden. Um die Gemeinkosten bei Planungen und Kalkulationen einzubeziehen, müssen sie anteilig auf die verschiedenen Aufträge des Büros umgelegt werden. Dazu werden die indirekten Kosten mit Hilfe eines Gemeinkostenzuschlagsatzes auf die Einzelkosten (einem Projekt direkt zuordenbare Arbeitsstunden) verteilt.

Die PeP-7 Kennzahl Gemeinkostenfaktor errechnet sich wie folgt:

Gesamtkosten / Einzelkosten


Aufwandswerte

Mit dem Aufwandswert kann ermittelt werden, welcher Stundenaufwand pro Messeinheit in Projekten erforderlich ist. Er wird auch als Stundenansatz bezeichnet. Aufwandswerte ermöglichen eine bessere Ressourcenbestimmung für anstehende Projekte.

Sie sind jedoch nur bedingt verallgemeinerbar und lassen sich für die verschiedenen Ressourcen in Ihrem Büro nicht so einfach vorherbestimmen. Sie sind von verschiedenen Faktoren abhängig, die sich von Projekt zu Projekt unterscheiden (z. B. Anforderungen an die Planung, Objekttyp etc.). Deshalb wird empfohlen diesen Wert aus bereits abgerechneten Projekten zu ermitteln und anschließend für ähnliche Projekte zu überschlagen.

Die Formel ist einfach:

Stundenaufwand / die jeweilige zu betrachtende Einheit


PeP-7-Zertifizierung für einen einheitlichen Software-Standard



Die Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro setzt sich für eine branchengerechte Standardisierung der Controlling-Werkzeuge bei Herstellern von BMSP-Software ein. Sie bietet eine PeP-Zertifizierung an, die eine Laufzeit von 2 Jahren hat. Mit der Zertifizierung qualifizieren sich Hersteller als geprüft und PeP-7-tauglich.
Durch die Nutzung der zertifizierten Software und der Anwendung einheitlicher Kennzahlen können Anwender ihre Kennzahlen von mehreren Büros untereinander und innerhalb der Branche vergleichen.

Auch PROJEKT PRO erhält regelmäßig die PeP-7-Zertifizierung und unterstützt Sie beim Controlling in Ihrem Architektur- oder Ingenieurbüro.


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