Adieu, Ausdrucke – Wagen Sie den Wechsel zum papierlosen Planungsbüro

Meldung vom



Die Deutschen sind Papierliebhaber. Nur 4 Prozent der Angestellten arbeiten einer Kyocera-Studie zufolge im Büro vollständig papierlos. Der Umstieg zum papierlosen Büro ist zwar herausfordernd, wer aber auf zukunftssichere Workflows und effizientes Arbeiten Wert legt, kommt um den Schritt nicht herum. Wir geben Tipps, worauf Sie beim Wechsel achten sollten.



Vorteile des papierlosen Büros

'Bisher hat doch auch alles ganz gut funktioniert.' 'Muss denn immer digitalisiert werden?‘ 'Brauchen wir diesen Effizienzgewinn wirklich?‘ Vielleicht sind auch Sie skeptisch, wie viele Mitarbeiter, denen der Chef den Wechsel zu digitalen Workflows ankündigt. Doch das papierlose Büro ist ein unaufhaltbarer Entwicklungsschritt – ähnlich dem von der Schreibmaschine zum Computer. Allein wirtschaftlich bietet das komplett digitalisierte Arbeiten diverse Vorteile.

Kostensenkung

Digitale Dokumente sind wesentlich kostengünstiger. Es entstehen keine Portokosten für Rechnungen und Geschäftskorrespondenzen. Es muss kein Geld für Toner, Papier und die Wartung sowie den Austausch von Druckern ausgegeben werden. Führungskräfte drucken laut einer Studie im Schnitt täglich 41 Seiten aus. In einem Jahr kommt so ein riesiger Papier- und Kostenberg zusammen. Mit dem papierlosen Büro sparen Unternehmen außerdem Platz und ggf. Kosten für Archivräume, in denen sie ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Höhere Produktivität

Nicht nur die Bilanz profitiert von der Digitalisierung, sondern auch jeder Mitarbeiter. Denn das papierlose Büro macht viele Arbeitsabläufe effizienter. Das plakativste Beispiel: Der Dokumentenaustausch per Post vs. E-Mail. Wer Daten mit Kunden und Partnern über eine sichere Cloud austauscht verkürzt Prozesse um Tage. Digitalisierte Dokumente lassen sich zudem viel einfacher auffinden. Statt durch Ordner und Akten zu blättern, haben Sie per Suchfunktion in sekundenschnelle das gesuchte Dokument aufgerufen.

Mehr Flexibilität & Mobilität

Papier ist schon deswegen ein Auslaufmodell, weil Arbeit immer mobiler wird. Teammitglieder sind im Homeoffice tätig, Projektleiter wollen auch bei Kundenterminen vor Ort Zugriff auf wichtige Dateien haben. Den Anforderungen können Sie nur gerecht werden, wenn sie ihre Kommunikation weitgehend oder vollständig digitalisieren. Ein zusätzlicher Vorteil: Der digitale Zugriff kann über Berechtigungssysteme individuell gesteuert werden.

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit wird nicht nur bei Bauprojekten immer häufiger gewünscht, sondern auch von Unternehmen mehr und mehr erwartet. Ob Sie ökologisch bauen oder nicht, ressourcenschonend zu wirtschaften, ist ein Qualitätsmerkmal, das Sie nach außen senden – an Kunden und Bewerber.

Zukunftssicherheit

Bei einer ehrlichen Bestandsaufnahme des Status quo müssen auch konservative Entscheider erkennen, dass digitale Workflows die Zukunft sind. Einige Kommunikationsprozesse mit offiziellen Stellen dürfen bereits jetzt nur noch digital stattfinden und dieser Trend wird sich fortsetzen. Ehe Sie in einigen Jahren gezwungen sind, zentrale Prozesse zu digitalisieren, steigen Sie lieber jetzt sukzessiv auf die digitale Organisation um.

Roadmap: Sukzessive zum papierlosen Planungsbüro

So viele Vorteile es für Unternehmen bringt, nicht für jedes Architektur- und Ingenieurbüro ist es sinnvoll vollständig papierlos zu werden. Haben Sie riesige Archive mit Dokumenten, die noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen? Diese nachträglich alle zu digitalisieren, ist ein gigantischer Aufwand, der sich wirtschaftlich nicht rechtfertigen lässt. In dem Fall ist das Ziel, ein papierminimiertes Büro zu werden, realistischer.

Gehen Sie den Umstieg deshalb mit Überlegung und Schritt für Schritt an.

1. Erfassen des Ist-Zustands

Erfassen Sie alle Prozesse, in denen Papierdokumente verwendet werden. Nehmen Sie die externe, aber auch die interne Kommunikation in den Blick.

2. Definition des Soll-Zustands

Entscheiden Sie anhand der Ist-Analyse, ob Sie eine vollständige oder eine teilweise Digitalisierung anstreben. Sind alle Ihre Mitarbeiter digital-affin genug, um den Wechsel mitzutragen? Für welche Prozesse ist der Digitalisierungsaufwand zu groß? Welche Prozesse haben eine besondere Priorität und sollten zuerst digitalisiert werden?

3. Konzeptentwicklung

Die Einführung des papierlosen Büros ist ein Prozess und kann nicht von heute auf morgen erfolgen. Je nachdem, wie komplex Ihre Büroorganisation und wie ausgeprägt Ihr digitales Knowhow ist, lohnt es sich, externe Berater hinzuzuziehen, um einen Fahrplan zu entwickeln, welche Prozesse, in welcher Reihenfolge und mit welchen Tools digitalisiert werden.

4. Umsetzungsphase

Achten Sie darauf, Ihre Mitarbeiter in den neuen Workflows und Tools zu schulen, um die Produktivität hoch zu halten und teure Fehler zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen internen Mitarbeiter benennen, der als Ansprechpartner bei technischen Problemen unterstützen kann. Und unterschätzen Sie nicht die Wirkung Ihrer Kommunikation: Vermitteln Sie den Wechsel motivierend, damit kann es Ihnen gelingen, innere Widerstände abzubauen, die bei dem einen oder anderen Mitarbeiter im Team aufkommen könnten.

5. Kontinuierliche Verbesserung

So wie die Digitalisierung stetig voranschreitet, sollten Sie auch Ihre eingeführten digitalen Prozesse überwachen, um Verbesserungen vorzunehmen und bei neuen technischen Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Mehrwert ausnutzen: Passen Sie Ihre Workflows an

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist nur ein Gesicht des papierlosen Büros. Wenn Sie die Digitalisierung wirklich effektiv nutzen wollen, sollten Sie nicht nur die Verarbeitung von Dokumenten in der Buchhaltung, sondern auch Ihre Projektworkflows anpassen. Dass alles nun digital ist, heißt nicht, dass Ihr Team automatisch produktiver zu Ergebnissen kommt. Entscheidend sind intelligente digitale Arbeitsabläufe.

  • Speichern Sie Projektdokumente zentral in einer sicheren Datenbank, damit Teammitglieder jederzeit Zugriff auf neueste Dateiversionen haben.
  • Minimieren Sie den E-Mail-Verkehr: Dateiversionen und Protokolle hin- und herzuschicken, führt zu Dateiversionen an unterschiedlichen Speicherorten. Transparenter und effizienter ist es, mit einer zentralen digitalen Ablage zu arbeiten, die projektbezogen und durchsuchbar ist und in Echtzeit synchronisiert wird.
  • Nutzen Sie wenige, dafür aber multifunktionale Anwendungen: Statt ein Tool für die Dateiablage, eins für die Projektkommunikation im Team und eines für die Planung zu verwenden, arbeitet Ihr Team produktiver mit einer Plattform, die die verschiedene Anwendungsfälle integriert.
  • Achten Sie darauf, dass die Anwendung auch für die mobile Nutzung optimiert ist und Datenzugriff in Echtzeit von verschiedenen Endgeräten möglich ist. Nur weil eine Anwendung als mobilfähig verkauft wird, heißt das noch nicht, dass die Usability auch den Praxistest besteht. Testen Sie typische Anwendungsfälle bereits vor einem Kauf.

Warum eine branchenspezifische Lösung für das Projekt- und Dokumentenmanagement?

In PROJEKT PRO können sämtliche unternehmerischen Prozesse in einem System abgebildet werden. Papierlos, effizient und rechtssicher. Bauprojekte finden unter besonderen Rahmenbedingungen statt. Baustellentagebuch und HOAI – diese Anforderungen sind in PROJEKT PRO integriert. Machen Sie sich selbst ein Bild, welche Prozesse sich papierlos umsetzen lassen.

PROJEKT PRO
Einfach kennen lernen

PROJEKT PRO - einfach kennenlernen in 3 Schritten
Telefon +49 8052 95179-25

Info anfordern
Jetzt Info anfordern!