Effizienz-Tipp: Datenbank statt Ordner

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Theorie und Praxis

In Zeiten der Digitalisierung sollte es selbstverständlich sein Dokumente in digitaler Form abzulegen. Jedoch ist die Theorie oft einfacher als die Praxis.
Wo soll ich welches Dokument ablegen? Welches Dateiformat ist das Richtige? Gibt es eine sinnvolle Ordnerstruktur? Finden die Kollegen die Dateien auch? Haben Sie Zugriffsrechte? Hat die IT ausreichend Speicherplatz?
Fragen über Fragen. Da fällt die Umstellung auf das papierlose Büro oft nicht leicht.

Herausforderung im Planungsbüro

Speziell im Planungsbüro fallen jede Menge unterschiedlicher Unterlagen an. Pläne, Protokolle, Projektlisten, Bautagebücher, Mängellisten, Faxe, E-Mails, Personallisten, Visitenkarten und und und. Die Liste nimmt förmlich kein Ende. Hinzu kommt noch die Frage, wie man die Menge an Dokumenten sinnvoll strukturieren kann. Nach Projektnummern? Nach Ständen? Nach Verantwortlichen?

Datenbank statt Ordner

Abhilfe schafft hier die digitale Ablage der Dokumente in einer Datenbank statt in herkömmlichen Ordner-Strukturen.

Die Vorteile einer Datenbank sind vielfältig:

  • Umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten
  • Aktualität der Daten und Dateien
  • Räumliche Unabhängigkeit
  • Mehrbenutzerfähigkeit
  • Mehrdimensionale Verknüpfungen der Dokumente
  • Definition von Zugriffsrechten
  • Schnelligkeit und Zeitersparnis

Komfortabler, effizienter, nachhaltiger

Mit der Einrichtung einer Datenbank fällt der Umstieg auf das papierlose Büro leichter. Jeder Mitarbeiter im Planungsbüro hat Zugriff auf die für ihn freigegebenen aktuellen Daten und Dokumente. Die Suche fällt dank vielfältiger Such- und Filtermöglichkeiten schneller und einfacher aus, als das lästige blättern in Ordnern. Die mehrdimensionale Verknüpfung von Dokumenten erspart die doppelte Ablage in unterschiedlichen Ordnern.
Im Großen und Ganzen spart man Zeit, Geld und Ressourcen.

Unser Tipp: Sie sind noch auf der Suche nach einer passende Datenbank-Lösung? Die Funktionen in PROJEKT PRO werden stets mit dem Blick auf die Mehrfach-Verwendung Ihrer Daten entwickelt. Lassen Sie sich einfach beraten.


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